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In Formularen ist die Sache bei unserer Beispieldatenbank „Bücherverwaltung“ klar: Sollen zu jedem Leser seine Ausleihen erscheinen, legen wir ein Hauptformular für die Leser an und setzen ein Unterformular für die Ausleihen hinein. Wer diesen Weg in einen Bericht übertragen will, sucht folgerichtig nach dem Unterbericht – und fährt damit einen Umweg. Berichte lösen das Problem anders, nämlich mit einer einzigen Abfrage und einer Gruppierung. Warum das so ist, wie es Schritt für Schritt gelingt und welche Stolpersteine dabei auf uns warten, liest Du in diesem Artikel.<\/p>\n
Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank BerichteBasics_1nDaten.accdb<\/b>.<\/p>\nDas Szenario: Leser und ihre Ausleihen<\/h2>\n
Wir bleiben bei der Bücherverwaltung. Die Tabelle tblLeser<\/b> speichert die Leser, die Tabelle tblAusleihen<\/b> hält fest, wer wann welches Buch ausgeliehen und wann er es zurückgebracht hat.<\/p>\n
Verknüpft sind beide über das Fremdschlüsselfeld LeserID<\/b> – eine klassische 1:n-Beziehung.<\/p>\n
Ein Leser hat also keine, eine oder viele Ausleihen; eine Ausleihe gehört hingegen immer zu genau einem Leser. Das Datenmodell zeigt Bild 1.<\/p>\n
Bild 1: Die 1:n-Beziehung zwischen tblLeser und tblAusleihen<\/p>\n Der Bericht soll die Leser untereinander ausgeben, unter jedem Leser dessen Ausleihen auflisten und je Leser die Anzahl der Ausleihen nennen.<\/p>\n Das wird in Formularen durch Haupt- und Unterformular realisiert, aber in Berichten sieht dies anders aus.<\/p>\n Unterberichte gibt es in Access durchaus, und wir könnten damit die Struktur eines Formulars nachbauen. Nur brauchen wir sie hier nicht.<\/p>\n Der Grund ist einfach: Ein Formular dient dem Bearbeiten von Daten, und eine Datensatzquelle bleibt nur dann bearbeitbar, wenn sie überschaubar bleibt. Deshalb bekommt dort jede Tabelle ihr eigenes Formular.<\/p>\n Ein Bericht gibt Daten hingegen nur aus. Er muss nicht aktualisierbar sein. Also dürfen wir ihm eine Abfrage unterschieben, die mehrere Tabellen zusammenführt – und die Aufteilung, die im Formular das Unterformular leistet, übernimmt im Bericht die Gruppierung<\/b>.<\/p>\n Dieses Prinzip haben wir im Artikel Berichte [basics]: Grundlagen<\/b> (www.access-basics.de\/526<\/b>) bereits benannt. Jetzt führen wir es vor.<\/p>\n Die Mechanik der Gruppierung selbst – Gruppenkopf einblenden, Gruppenfuß, Bereich wiederholen – setzen wir dabei als bekannt voraus. Sie steht ausführlich im Artikel Berichte [basics]: Berichte gruppieren<\/b> (www.access-basics.de\/691<\/b>).<\/p>\n Dort gruppieren wir allerdings eine<\/b> Tabelle nach einem ihrer Felder. Hier ist es etwas anderes: Hier stehen zwei verknüpfte Tabellen in der Datensatzquelle, und die Eins-Seite wandert in den Gruppenkopf, die n-Seite in den Detailbereich.<\/p>\n Eine Ausleihe ohne Buchtitel nützt niemandem. Also holen wir uns über die Tabelle tblBuecher<\/b> noch das Feld Buchtitel<\/b> dazu.<\/p>\n Damit stehen zwar drei Tabellen in der Abfrage – an der Struktur ändert das aber nichts: Strukturbildend ist allein die 1:n-Beziehung zwischen Leser und Ausleihe.<\/p>\n Die Tabelle tblBuecher<\/b> hängt an der n-Seite und liefert nur einen Klartext zum Fremdschlüssel. Die Abfrage heißt qryLeserUndAusleihen<\/b> und sieht in der Entwurfsansicht wie in Bild 2 aus.<\/p>\n Bild 2: Die Abfrage qryLeserUndAusleihen verbindet Leser, Ausleihen und Bücher<\/p>\n Die Felder LeserID<\/b> und AusleiheID<\/b> nehmen wir mit auf, obwohl sie im Bericht nirgends erscheinen sollen.<\/p>\n Beide brauchen wir gleich noch – das eine zum Gruppieren, das andere am Ende des Artikels.<\/p>\n Bevor wir weitermachen, schauen wir uns das Ergebnis an – und zwar in der Datenblattansicht, nicht in der Vorstellung. Denn hier passiert etwas, das viele überrascht (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Die Abfrage liefert die Leserdaten in jeder Ausleihzeile erneut<\/p>\n Der Leser Martin Kleinert<\/b> steht nicht ein einziges Mal da, sondern in jeder seiner Ausleihzeilen erneut. Das ist kein Fehler, sondern die unvermeidliche Folge des Joins: Eine Abfrage liefert immer eine flache Tabelle, und in der muss die Eins-Seite in jeder Zeile der n-Seite wiederholt werden.<\/p>\n Würden wir diese Abfrage unverändert als Datensatzquelle nutzen und alle Felder in den Detailbereich legen, sähe der Bericht genau so aus wie das Datenblatt: der Lesername in jeder Zeile.<\/p>\n Genau hier setzt die Gruppierung des Berichts an. Sie holt die wiederholten Werte aus dem Detailbereich heraus und schreibt sie ein einziges Mal in den Gruppenkopf.<\/p>\n Wir erstellen über Erstellen|Berichte|Berichtsentwurf<\/b> einen neuen, leeren Bericht (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Anlegen eines neuen, leeren Berichts<\/p>\n Dann weisen ihm im Eigenschaftenblatt unter Datensatzquelle<\/b> die Abfrage qryLeserUndAusleihen<\/b> zu und speichern den Bericht unter dem Namen rptLeserMitAusleihen<\/b> (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Zuweisen der Datensatzquelle<\/p>\n Aus der Feldliste<\/b> ziehen wir zunächst nur die Felder der n-Seite in den Detailbereich: Buchtitel<\/b>, Ausleihdatum<\/b> und Rueckgabedatum<\/b>. Die Leserfelder lassen wir vorerst weg – sie gehören nicht dorthin, wie wir gerade gesehen haben.<\/p>\n Danach markieren wir die drei Felder und wählen aus dem Kontextmenü Anordnen|Tabelle<\/b>, damit sie als saubere Zeile nebeneinander stehen.<\/p>\n Die Spaltenüberschriften landen nun im Seitenkopf, die eigentlichen Felder im Detailbereich.<\/p>\n Die Höhe des Detailbereichs passen wir so an, dass dieser gerade so eben die Textfelder anzeigt. Außerdem verbreitern wir das Feld Buchtitel<\/b> ein wenig (siehe Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Anwenden der Tabellen-Anordnung<\/p>\n Nun blenden wir mit dem Kontextmenü-Befehl Sortieren und gruppieren<\/b> den entsprechenden Bereich ein und klicken auf Gruppe hinzufügen<\/b>. Access fragt, wonach gruppiert werden soll (siehe Bild 7) – und wir wollen natürlich nach dem Leser gruppieren.<\/p>\n Bild 7: Auswählen des Feldes, nach dem gruppiert werden soll<\/p>\n Ein Feld namens Name<\/b> gibt es allerdings nicht. Der Leser steckt in zwei Feldern, Vorname<\/b> und Nachname<\/b>. Also wählen wir statt eines Feldes den Eintrag Ausdruck<\/b> und geben im Ausdrucks-Generator den folgenden Ausdruck ein (siehe Bild 8):<\/p>\n Bild 8: Ausdruck für die Gruppierung<\/p>\n Innerhalb der Gruppe fügen wir außerdem eine Sortierung nach dem Feld Ausleihdatum<\/b> hinzu, damit die Ausleihen eines Lesers in zeitlicher Reihenfolge erscheinen. Das Ergebnis im Bereich zum Gruppieren und Sortieren <\/b>zeigt Bild 9.<\/p>\n Bild 9: Gruppierung nach dem Namen, darunter die Sortierung nach dem Ausleihdatum<\/p>\n Es fehlt allerdings noch ein Gruppenfußbereich. Diesen wollen wir verwenden, um zusammenfassende Daten zum Leser auszugeben, in diesem Fall die Anzahl der entliehenen Bücher.<\/p>\n Dazu markieren wir nochmals die Gruppierung und wählen hier statt ohne Fußzeilenbereich den Eintrag mit Fußzeilenbereich aus (siehe Bild 10).<\/p>\n Bild 10: Hinzufügen eines Fußzeilenbereichs für die Gruppierung nach den Lesern<\/p>\n Access hat uns nun einen Gruppenkopf und einen Gruppenfuß spendiert. In den Gruppenkopf ziehen wir aus der Feldliste die Felder der Eins-Seite: Vorname<\/b> und Nachname<\/b>.<\/p>\n Die zugehörigen Bezeichnungsfelder löschen wir, vergrößern die Schrift und stellen die Eigenschaft Rahmenart<\/b> beider Textfelder auf Transparent<\/b> (das erledigen wir auch für die übrigen Textfelder im Detailbereich).<\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>![\"Die](\"..\/tl_files\/images\/pic_706_001.png\")
<\/a><\/p>\nWarum kein Unterbericht?<\/h2>\n
Die Abfrage als Datensatzquelle<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nDer Preis des Joins: Redundanz<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nDen Bericht anlegen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nDie Gruppierung hinzufügen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\n=[Vorname] & \" \" & [Nachname]<\/pre>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nDie Felder auf die Bereiche verteilen<\/h2>\n
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