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Einen Bericht als PDF-Datei zu speichern gehört in vielen Access-Anwendungen zum Alltag: Rechnungen, Lieferscheine, Auswertungen – all das lässt sich direkt aus Access heraus als PDF exportieren und per E-Mail versenden oder archivieren. Access bietet dafür gleich mehrere Wege: über die Benutzeroberfläche für den schnellen Export von Hand, und über VBA für den automatisierten Einsatz. In diesem Artikel zeigen wir beide Varianten und gehen besonders auf den VBA-Weg ein, der auch das Filtern des Berichts vor dem Export erlaubt.<\/p>\n
Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank BerichteBasics_BerichtAlsPDFSpeichern.accdb<\/b>. Als Grundlage dient die Tabelle tblBestellungen<\/b> mit einigen Testdatensätzen sowie der darauf aufbauende Bericht rptBestellungen<\/b>.<\/p>\nTabelle und Bericht vorbereiten<\/h2>\n
Wir beginnen mit einer einfachen Tabelle tblBestellungen<\/b>. Lege sie im Tabellenentwurf mit den folgenden Feldern an:<\/p>\n Die Tabelle sieht in der Entwurfsansicht wie in Bild 1 aus.<\/p>\n Bild 1: Beispieltabelle mit Bestellungen<\/p>\n Fülle die Tabelle mit einigen Testdatensätzen – zum Beispiel zehn bis fünfzehn Bestellungen mit unterschiedlichen Kundennamen, Artikeln und Status-Werten wie „Offen“, „Versendet“ und „Abgeschlossen“. Die genauen Werte spielen keine Rolle, solange mindestens drei verschiedene Status-Werte und mindestens zwei verschiedene Kundennamen vorhanden sind, damit die gefilterten Beispiele im weiteren Verlauf des Artikels aussagekräftig sind (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Tabelle mit Beispieldaten<\/p>\n Erstelle nun auf Basis der Tabelle tblBestellungen<\/b> einen neuen Bericht. Die einfachste Methode ist der Berichts-Assistent: Wähle im Ribbon den Reiter Erstellen<\/b> und klicke auf Berichts-Assistent<\/b>. Wähle die Tabelle tblBestellungen<\/b> als Datenquelle und übernehme die Felder Kundename<\/b>, Artikel<\/b>, Menge<\/b>, Einzelpreis<\/b>, Bestelldatum<\/b> und Status<\/b> in den Bericht (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Felder im Berichts-Assistenten auswählen<\/p>\n Verzichte im Assistenten auf Gruppierungen und Sortierungen – das hält den Bericht übersichtlich. Wähle das Layout Tabellarisch<\/b> und die Ausrichtung Querformat<\/b>, damit alle Felder nebeneinander Platz haben. Vergib am Ende den Namen rptBestellungen<\/b> und öffne den Bericht direkt in der Entwurfsansicht.<\/p>\n Passe die Spaltenbreiten im Entwurf so an, dass der Bericht auf eine DIN-A4-Seite passt. Stelle außerdem in den Berichtseigenschaften unter Format<\/b> die Seitenbreite auf 29,7 cm<\/b> und die Ausrichtung auf Querformat<\/b> ein, falls der Assistent das nicht bereits erledigt hat. Der fertige Bericht in der Seitenansicht sollte wie in Bild 4 aussehen.<\/p>\n Bild 4: Der Bericht rptBestellungen in der Seitenansicht<\/p>\n Den einfachsten Weg zum PDF-Export bietet Access direkt über die Benutzeroberfläche. Öffne den Bericht rptBestellungen<\/b> in der Seitenansicht. Im Ribbon erscheint dann der Reiter Seitenansicht<\/b> mit der Schaltfläche PDF oder XPS<\/b> (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Schaltfläche PDF oder XPS im Reiter Seitenansicht<\/p>\n Ein Klick darauf öffnet den Speichern<\/b>-Dialog, in dem Du Speicherort und Dateinamen festlegst. Das Format ist bereits auf PDF voreingestellt. Nach dem Klick auf Veröffentlichen<\/b> wird die PDF-Datei erzeugt und – je nach Einstellung – direkt geöffnet (siehe Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Speichern-Dialog für den PDF-Export<\/p>\n Dieser Weg ist schnell und unkompliziert, hat aber eine Einschränkung: Der Exportdialog bietet keinen eigenen Filterschritt.<\/p>\n Es werden alle Datensätze exportiert, die der Bericht zum Zeitpunkt des Exports anzeigt.<\/p>\n Wer den Bericht vorher manuell gefiltert geöffnet hat, exportiert natürlich nur die gefilterten Daten – aber für einen vollautomatischen, gefilterter Export aus dem Code heraus braucht es den VBA-Weg.<\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>\n
![\"Beispieltabelle](\"..\/tl_files\/images\/pic_696_001.png\")
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nDen Beispielbericht erstellen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nPDF-Export über die Benutzeroberfläche<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nPDF-Export per VBA mit OutputTo<\/h2>\n
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