{"id":55000692,"date":"2025-08-01T00:00:00","date_gmt":"2025-08-01T00:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/access-basics.de\/692"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Berichte_basics_Zeit_sparen_per_Berichtsvorlage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/Berichte_basics_Zeit_sparen_per_Berichtsvorlage.html","title":{"rendered":"Berichte [basics]: Zeit sparen per Berichtsvorlage"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Wenn wir einen Bericht neu erstellen, zum Beispiel in der Entwurfsansicht, wird dieser von Access mit den Standardeigenschaften für Berichte ausgestattet. Gleiches gilt für die enthaltenen Steuerelemente. Wie sich im Artikel Berichte [basics]: Grundlagen <\/b>zeigte, sind nicht all diese Einstellungen für jeden Anwendungsfall optimal. Deshalb wollen wir in diesem Artikel zeigen, wie wir die Standardeinstellungen für Berichte und die enthaltenen Steuerelemente nach unseren eigenen Wünschen und Bedürfnissen anpassen können. Dazu erstellen wir eine Berichtsvorlage, in der wir die relevanten Eigenschaften auf die passenden Werte einstellen. Legen wir danach einen neuen, leeren Bericht an, werden diese Einstellungen direkt übernommen und wir können wertvolle Zeit für unnötige Arbeiten sparen.<\/p>\n

Beispieldatenbank<\/h2>\n

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank BerichteBasics_ZeitSparenPerBerichtsvorlage.accdb<\/b>.<\/p>\n

Unnötige Arbeitsschritte verhindern<\/h2>\n

Es gibt verschiedene Voreinstellungen in Access-Berichten. Die verschiedenen Bereiche werden mit alternativen Hintergrundfarben ausgestattet, die Textfelder enthalten noch einen durchgezogenen Rahmen, der zwar in Formularen praktisch ist, aber in der Berichtsausgabe eher stört.<\/p>\n

Vielleicht möchtest Du auch eine andere Schriftart als die von Access vorgegebene verwenden oder eine andere Schriftgröße.<\/p>\n

Mit der nachfolgend vorgestellten Methode lassen sich sicher nicht alle Wünsche umsetzen, aber die hier genannten sind möglich.<\/p>\n

Die Lösung ist das Anlegen einer Berichtsvorlage, also eines Berichts, für den wir bestimmte Einstellungen treffen und der als Vorlage für neu angelegte Berichte verwendet wird.<\/p>\n

Allein die Anpassung der ersten genannten Einstellungen auf Werte, die einen für uns optisch ansprechenden Bericht liefern, kostet unnötige Zeit. Umso mehr Zeit spart man, wenn man sich solcher Aufgaben dauerhaft entledigt.<\/p>\n

Berichtsvorlage erstellen<\/h2>\n

Das Erstellen einer Berichtsvorlage ist mindestens genauso schnell erledigt wie das Anpassen der genannten Einstellungen für einen einzelnen Bericht.<\/p>\n

Dazu erstellen wir als Erstes einen neuen, leeren Bericht und speichern diesen unter dem Namen Normal<\/b> (siehe Bild 1).<\/p>\n

\"Speichern<\/a><\/p>\n

Bild 1: Speichern des Berichts als Vorlage<\/p>\n

Vorlagenname einstellen<\/h2>\n

Dass der Name für die Berichtsvorlage Normal <\/b>lautet, ist nicht in Stein gemeißelt. Wir können diesen in den Access-Optionen im Bereich Objekt-Designer <\/b>unter Entwurfsansicht für Formulare\/Berichte <\/b>mit der Eigenschaft Berichtsvorlage <\/b>einstellen.<\/p>\n

Wir könnten also auch einen ganz anderen Namen für die Berichtsvorlage verwenden – wichtig ist nur, dass die zu verwendende Vorlage anschließend diese Bezeichnung erhält (siehe Bild 2).<\/p>\n

\"Festlegen<\/a><\/p>\n

Bild 2: Festlegen des Namens für die Berichtsvorlage<\/p>\n

Berichtsvorlage anpassen<\/h2>\n

Danach prüfen wir, ob die Vorlage wie gewünscht funktioniert. Dazu öffnen wir den Bericht Normal <\/b>und stellen die Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe <\/b>für den Detailbereich auf den Wert der Eigenschaft Hintergrundfarbe <\/b>ein (siehe Bild 3).<\/p>\n

\"Test<\/a><\/p>\n

Bild 3: Test mit der ersten Einstellung<\/p>\n

Wenn wir den Bericht nun schließen und einen neuen Bericht in der Entwurfsansicht anlegen, sollte diese Eigenschaft eigentlich den von uns festgelegten Wert aufweisen.<\/p>\n

Und genau das ist auch der Fall. Die alternative Hintergrundfarbe wird allerdings auch bei neu hinzugefügten Gruppierungen auf Hintergrund 1, Dunkler 5% <\/b>eingestellt. Hier können wir also entweder nur versuchen, ein paar Dummy-Gruppierungen einzufügen, die wir anschließend auf die tatsächlichen Gruppierungsausdrücke einstellen oder, falls nicht benötigt, löschen. Oder wir stellen die alternative Hintergrundfarbe doch wieder nachträglich ein.<\/p>\n

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