{"id":55000648,"date":"2024-02-01T00:00:00","date_gmt":"2024-02-01T00:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/access-basics.de\/648"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Abfragen_basics_1nDaten_in_Haupt_und_Unterformular","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/Abfragen_basics_1nDaten_in_Haupt_und_Unterformular.html","title":{"rendered":"Abfragen [basics]: 1:n-Daten in Haupt- und Unterformular"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Fast jede Anwendung mit mindestens einer Beziehung zwischen zwei Tabellen verlangt nach der Darstellung der Daten dieser beiden Tabellen in Haupt- und Unterformular. Diese Darstellung lässt sich mit kaum einem System einfacher realisieren als mit Microsoft Access. Wie das gelingt, zeigen wir in diesem Artikel. Dabei greifen wir auf eine sehr einfache Konstellation zurück, die sich umgekehrt auch als mit einem einfachen Formular samt Kombinationsfeld abbilden lässt: Die Verwaltung von Kategorien und den enthaltenen Elementen, in diesem Fall von Büchern. Damit greifen wir einen Teil des Datenmodells unseres Artikels Formulare [basics]: Beispiel Bücherverwaltung <\/b>(www.access-basics.de\/624<\/b>) auf.<\/p>\n

Beispieldatenbank<\/h2>\n

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank FormularBasics_1nBeziehungenMitUnterformular.accdb<\/b>.<\/p>\n

Beispieltabellen<\/h2>\n

Konkret beziehen wir uns in diesem Artikel auf die beiden Tabellen tblBuecher <\/b>und tblKategorien<\/b>. Diese sind über eine 1:n-Beziehung derart verknüpft, dass wir über das Fremdschlüsselfeld KategorieID <\/b>der Tabelle tblBuecher <\/b>für jedes Buch einen Datensatz der Tabelle tblKategorien <\/b>zuweisen können (siehe Bild 1).<\/p>\n

\"Abzubildende<\/a><\/p>\n

Bild 1: Abzubildende Tabellen<\/p>\n

Da die Beziehung zwischen den beiden Tabellen mit referenzieller Integrität definiert wurde, ist sichergestellt, dass wir nur Werte für dieses Fremdschlüsselfeld auswählen können, die im Feld KategorieID <\/b>der Tabelle tblKategorien <\/b>enthalten sind – oder, im Standardzustand eines solchen Feldes, den Wert Null<\/b>.<\/p>\n

Das kann später einmal zu einem Problem werden – wie das genau aussieht, schauen wir uns weiter unten an.<\/p>\n

Aufteilung in Hauptformular und Unterformular<\/h2>\n

Die Aufteilung in Haupt- und Unterformular ist nicht für jeden Access-Benutzer offensichtlich und notwendig. Immerhin könnte man auch einfach die Kategoriedaten und die Buchdaten in einer Abfrage zusammenstellen und diese in einem einzigen Formular anzeigen. Es gibt nichts, was ich noch nicht gesehen hätte … Jedoch hat die Aufteilung in Haupt- und Unterformular entscheidende Vorteile.<\/p>\n

Reihenfolge beim Erstellen der Formulare<\/h2>\n

In meiner Praxis hat es sich als günstig erwiesen, zunächst das Unterformular in der Datenblattansicht zu erstellen, dieses zu speichern und es dann nach der Erstellung des Hauptformulars in seinen Entwurf hineinzuziehen. Wir starten also mit dem Unterformular.<\/p>\n

Erstellen des Unterformulars in der Datenblattansicht<\/h2>\n

Wir erstellen das Unterformular wie ein gewöhnliches Formular. Dieses Formular wird erst durch das Einfügen in ein anderes Formular zu einem Unterformular. Zum Erstellen rufen wir den Befehl Formularentwurf <\/b>der Gruppe Formular <\/b>unter dem Ribbontab Erstellen <\/b>auf (siehe Bild 2).<\/p>\n

\"Erstellen<\/a><\/p>\n

Bild 2: Erstellen eines Formulars in der Entwurfsansicht<\/p>\n

Für das nun angezeigte Formular in der Entwurfsansicht blenden wir nun, soweit noch nicht sichtbar, das Eigenschaftenblatt ein (F4<\/b>).<\/p>\n

Das Formular soll die Daten der Tabelle tblBuecher <\/b>anzeigen, also wählen wir diese Tabelle für die Eigenschaft Datensatzquelle <\/b>aus (siehe Bild 3).<\/p>\n

\"Auswählen<\/a><\/p>\n

Bild 3: Auswählen der Datensatzquelle<\/p>\n

Nun wollen wir die Felder dieser Tabelle in Form von Steuerelementen zum zukünftigen Unterformular hinzufügen. Dazu blenden wir mit dem Ribbon-Befehl Formular-ent-wurf|Tools|Vor-handene Felder hinzufügen <\/b>die Feldliste ein. Diese zeigt bereits alle Felder der als Datensatzquelle ausgewählten Tabelle an. Wir können bei gedrückter Strg<\/b>-Taste alle Felder markieren, die wir zum Formular hinzufügen wollen. Unsere Auswahl umfasst nicht alle Felder (siehe Bild 4).<\/p>\n

\"Arbeiten<\/a><\/p>\n

Bild 4: Arbeiten mit der Feldliste<\/p>\n

Das Feld BuchID <\/b>ist allein zum Herstellen der Verknüpfung und als eindeutiges Merkmal eines jeden Datensatzes nötig, wir brauchen es dem Benutzer nicht zu zeigen. Das Feld KategorieID<\/b> benötigen wir nicht, denn das Unterformular soll alle Bücher zu der im Hauptformular angezeigten Kategorie anzeigen – daher wissen wir schon, zu welcher Kategorie die Datensätze im Unterformular gehören. Das Feld Inhaltsangabe <\/b>ist zu umfangreich, um in der Datenblattansicht angezeigt werden zu können. Und Bilder aus Anlagefeldern können wir in der Datenblattansicht ohnehin nicht anzeigen.<\/p>\n

Wenn wir alle Felder ausgewählt haben, können wir diese auf einmal per Drag and Drop in den Detailbereich des Formularentwurfs hineinziehen. Das Ergebnis sehen wir in Bild 5. Hier sehen wir, dass Access gleich die Steuerelementtypen entsprechend dem Entwurf der Tabelle verwendet. Einfache Textfelder werden durch das Steuerelement Textfeld <\/b>abgebildet, Nachschlagefelder durch Kombinationsfelder und Ja\/Nein<\/b>-Felder durch Kontrollkästchen.<\/p>\n

\"Hineinziehen<\/a><\/p>\n

Bild 5: Hineinziehen der Felder in den Entwurf des Formulars<\/p>\n

Das Formular haben wir zwischenzeitlich unter dem Namen sfmKategorienBuecher<\/b> gespeichert. Dies hat sich für uns als gute Praxis erwiesen: Als Unterformulare zu verwendende Formulare erhalten das Präfix sfm <\/b>und der Rest des Namens besteht aus den Bezeichnungen der Elemente im Haupt- und im Unterformular in der Mehrzahl.<\/p>\n

Aktivieren der Datenblattansicht<\/h2>\n

Damit das Unterformular seine Daten in der Datenblattansicht anzeigt, müssen wir die Eigenschaft Standardansicht <\/b>auf Datenblatt <\/b>einstellen. Dazu müssen wir diese erst einmal im Eigenschaftenblatt vorfinden. Es handelt sich bei dieser Eigenschaft um eine Eigenschaft des Formulars selbst und nicht etwa eines der Formularbereiche oder Steuerelemente. Deshalb müssen wir zuerst das Formular markieren. Das erledigen wir auf eine der folgenden Methoden:<\/p>\n