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Eine der wichtigsten Aufgaben für Formulare ist die Anzeige der Daten eines einzelnen Datensatzes – und zwar in einer Form, in welcher der Benutzer die Daten komfortabel eingeben kann. Dazu gehört, dass man zunächst die Tabelle oder Abfrage, deren Daten im Formular erscheinen sollen, als Datensatzquelle angibt. Dann nutzt man die praktische Feldliste, aus der wie alle Felder der Datenquelle einfach in das Formular ziehen kann. Schließlich passen wir die Elemente noch an und erhalten so ein Formular zur Anzeige der Details eines Datensatzes.<\/p>\n
Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank FormulareBasics_Grundlagen.accdb<\/b>.<\/p>\nAnlegen des Formulars<\/h2>\n
Das neue Formular legen wir über den Menübefehl Erstellen|Formulare|Formularentwurf <\/b>an. Wir erhalten so ein neues, leeres Formular in der Entwurfsansicht (siehe Bild 1).<\/p>\n
Bild 1: Anlegen des neuen Formulars<\/p>\n Als erste Aktion speichern wir das Formular nun. Dazu betätigen wir die Tastenkombination Strg + S<\/b>. Sofern das Formular zuvor noch nicht gespeichert wurde, erscheint der Dialog Speichern unter<\/b>, wo wir den Formularnamen frmLeserDetails <\/b>eingeben (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Speichern des Formulars<\/p>\n Direkt danach ändert sich der Name im Titel des Formulars auf den angegebenen Wert.<\/p>\n Wechseln wir danach in die Formularansicht (zum Beispiel mit Formularentwurf|Ansichten|Formularansicht<\/b>), sehen wir ein komplett leeres Formular (siehe Bild 3). Zu beachten ist der untere Bereich mit den Navigationsschaltflächen: Hier werden 1 von 1<\/b> Datensätze angezeigt, aber man kann keinen neuen Datensatz anlegen. Logisch: Wir haben ja auch noch keine Datensatzquelle hinterlegt, in der ein neuer Datensatz hinterlegt werden könnte.<\/p>\n Bild 3: Das Formular in der Formularansicht – hier noch ohne Daten<\/p>\n Wenn das Formular einmal geschlossen ist und Du willst es erneut bearbeiten, gelingt das am schnellsten mit einem Rechtsklick auf den Formularnamen im Navigationsbereich von Access und Auswahl des Kontextmenü-Eintrags Entwurfsansicht<\/b>.<\/p>\n Unser neues Formular soll die Daten eines Datensatzes der Tabelle tblLeser <\/b>anzeigen. Dazu sind folgende Schritte nötig:<\/p>\n Wird das Formular in der Entwurfsansicht angezeigt, erscheint üblicherweise auch das Eigenschaftenblatt. Ist dies nicht der Fall, blenden wir dieses nun mit der Taste F4<\/b> ein.<\/p>\n Hier wechseln wir zur Registerseite Daten. Diese hält die Eigenschaft Datensatzquelle <\/b>bereit, mit der wir alle Tabellen oder Abfragen der Datenbank auswählen können. Wir wählen hier den Eintrag tblLeser<\/b> aus (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Zuweisen der Datensatzquelle<\/p>\n Welche Änderung erreichen wir damit Wechseln wir erneut in die Formularansicht, sehen wir im unteren Bereich zwischen den Navigationsschaltflächen die Anzeige 1 von 10<\/b> (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Das Formular enthält bereits Daten.<\/p>\n Und auch wenn wir noch keine Steuerelemente zur Anzeige von Daten hinzugefügt haben, sehen wir hier schon, dass das Formular grundsätzlich Daten enthält. Wir können sogar schon darin navigieren.<\/p>\n Access ist nicht umsonst als die Datenbankanwendung unter Windows bekannt, mit der sich am schnellsten nutzbare Anwendungen erstellen lassen. Einer der Gründe dafür ist, dass wir nach dem Auswählen einer Datensatzquelle für ein Formular direkt gebundene Steuerelemente auf Basis der Felder dieser Tabelle erstellen können.<\/p>\n Dazu blenden wir mit dem Menübefehl Formularentwurf|Tools|Vorhandene Felder hinzufügen <\/b>die sogenannte Feldliste ein.<\/p>\n Diese zeigt alle Felder der Tabelle oder Abfrage an, die wir als Datensatzquelle angegeben haben. Wir markieren durch Aufziehen eines Rahmens mit der Maus alle Felder und ziehen diese in den Detailbereich des Formularentwurfs (siehe Bild 8).<\/p>\n Bild 6: Einfügen von gebundenen Steuerelementen<\/p>\n Durch das Hineinziehen der Steuerelemente sind verschiedene Dinge geschehen:<\/p>\n Bild 7: Angabe des Bezeichnungsfeldes eines Textfeldes<\/p>\n Wir haben nun also auf zwei Ebenen Bindungen zwischen dem Formular und der Tabelle tblLeser <\/b>erstellt:<\/p>\n Wie Du siehst, lautet der Name der Textfelder nun jeweils wie der Name des Feldes, an welches das Feld gebunden ist. Das kann mitunter zu Verwirrung führen. Daher schlage ich vor, dass wir die Namen von gebundenen Steuerelementen so ändern, dass diese ein Präfix erhalten. Dieses Präfix soll gleichzeitig andeuten, um was für eine Art von Steuerelement es sich handelt. In diesem Fall haben wir nur Textfelder angelegt, die wir alle mit dem Präfix txt <\/b>versehen möchten. Für das Textfeld, das an das Feld Vorname<\/b> gebunden ist, erledigen wir das wie in Bild 7.<\/p>\n Bild 8: Ändern des Namens eines Textfeldes<\/p>\n Wenn die dem Formular zugrunde liegende Tabelle Ja\/Nein<\/b>-Felder enthält oder sogar Nachschlagefelder, dann legt Access automatisch Kontrollkästchen beziehungsweise Kombinationsfelder an, die an dieser Felder gebunden sind. Auf diese Steuerelemente gehen wir in weiteren Artikeln ein.<\/p>\n Die gebundenen Steuerelemente werden direkt inklusive Bezeichnungsfeldern untereinander im Formular platziert. Die Bezeichnungsfelder erhalten entweder den Feldnamen als Text oder, falls vorhanden, den Wert der Eigenschaft Beschriftung aus dem Tabellenentwurf. Hier haben wir bereits vorgearbeitet, sodass etwa statt des Feldnamens EMail <\/b>die Beschriftung E-Mail <\/b>erscheint. Wie man das einstellt, zeigt der Artikel Formulare [basics]: Grundlagen <\/b>(www.access-basics.de\/625<\/b>).<\/p>\n Und damit wir nicht immer Doppelpunkte zu den Beschriftungen hinzufügen müssen, sollte dies gewünscht sein, haben wir im Artikel Formulare [basics]: Doppelpunkt per Vorlage <\/b>(www.access-basics.de\/623<\/b>) eine Anleitung geschrieben, wie man diese Aufgabe dauerhaft automatisiert.<\/p>\n Nutzen wir diese Möglichkeiten, erhalten wir nach einem Wechsel in die Formularansicht das Formular aus Bild 9.<\/p>\n Bild 9: Das Formular in der Formularansicht<\/p>\n Die hier hinzugefügten Steuerelemente wollen wir nun noch ausrichten und ihre Größe anpassen. In diesem Fall ist der größte Teil der Arbeit schon erledigt, weil wir alle Felder gleichzeitig aus der Feldliste in den Detailbereich gezogen haben. Ist das nicht der Fall, weil Du die Steuerelemente einzeln hinzugefügt hast, findest Du Details zur nachträglichen Ausrichtung im Artikel Formulare [basics]: Steuerelemente ausrichten <\/b>(www.access-basics.de\/626<\/b>).<\/p>\n In diesem Fall brauchen wir nur noch die Breite der Steuerelemente anzupassen. Das Feld LeserID<\/b> kann schmaler dargestellt werden, E-Mail<\/b> sollte ein wenig breiter sein. Und der Inhalt des Feldes Geburtsdatum <\/b>soll wie die meisten übrigen Felder noch linksbündig erscheinen.<\/p>\n Das Anpassen der Steuerelementbreiten an die Feldinhalte erledigen wir am einfachsten in der Layoutansicht. In diese wechseln wir nach einem Rechtsklick auf die Titelleiste des Formulars mit dem Kontextmenüeintrag Layoutansicht<\/b> (siehe Bild 10).<\/p>\n Bild 10: Wechsel zur Layoutansicht<\/p>\n In der Layoutansicht können wir nun einzelne Steuerelemente markieren und diese durch Ziehen der Seiten mit der Maus vergrößern oder verkleinern (siehe Bild 11).<\/p>\n Bild 11: Verwenden der Layoutansicht zum Anpassen der Steuerelementbreite an den Inhalt<\/p>\n Das Besondere an der Layoutansicht ist, dass wir in dieser die enthaltenen Daten sehen können.<\/p>\n Wir können sogar durch die Datensätze navigieren, um einen herauszusuchen, der einen besonders langen Text als Inhalt enthält. Dann nutzen wir diesen, um die Breite des Steuerelements optimal einzustellen.<\/p>\n Die Ausrichtung des Textes für das Feld Geburtsdatum <\/b>stellen wir ein, indem wir diese markieren und für die Eigenschaft Textausrichtung <\/b>den Wert Linksbündig <\/b>festlegen.<\/p>\n Damit können wir nun in die Formularansicht wechseln. Dieses zeigt, dass wir beim Erstellen des Datenmodells bereits ein paar Testdatensätze eingegeben haben, bereits Informationen zu einem Leser an (siehe Bild 12).<\/p>\n Bild 12: Das Formular mit Beispieldaten<\/p>\n Hier können wir nun folgende Aktionen durchführen:<\/p>\n Zum Anlegen eines Datensatzes klicken wir zum Beispiel auf die rechte Schaltfläche der Navigationsschaltflächen. Dies legt einen neuen, leeren Datensatz wie in Bild 13 an. Das Textfeld, das an das Primärschlüsselfeld mit der Autowertfunktion gebunden ist, zeigt den Wert (Neu) <\/b>an.<\/p>\n Bild 13: Anlegen eines neuen Datensatzes<\/p>\n Dieser ändert sich, sobald wir Text in irgendein Feld eingeben und den Datensatz somit in den Bearbeitungszustand versetzen. In diesem Zustand wird nicht nur der nächste freie Wert in das Autowertfeld eingetragen. Außerdem erscheint im linken Bereich, dem sogenannten Datensatzmarkierer, statt des nach rechts zeigenden Dreiecks ein Stift als Zeichen dafür, dass der Datensatz sich im Bearbeitungszustand befindet (siehe Bild 14).<\/p>\n Bild 14: Bearbeiten eines neuen Datensatzes<\/p>\n Weitere Möglichkeiten zum Anlegen eines neuen Datensatzes sind zum Beispiel:<\/p>\n Von hier aus gibt es zwei Möglichkeiten:<\/p>\n Zum Speichern haben wir mehrerer Möglichkeiten, zum Beispiel diese:<\/p>\n Bild 15: Speichern eines neuen Datensatzes per Ribbon<\/p>\n<\/ul>\n Je nachdem, welche Möglichkeit man wählt, wird der neu angelegte und gespeicherte Datensatz weiterhin angezeigt.<\/p>\n In diesem Fall sehen wir durch das Icon im Datensatzmarkierer, dass der Datensatz sich nun nicht mehr im Bearbeitungsmodus befindet.<\/p>\n Manchmal können Restriktionen im Tabellenentwurf dafür sorgen, dass ein Datensatz nicht gespeichert werden kann. Ein Beispiel ist ein Feld, das nicht leer bleiben darf. Zu Beispielzwecken haben wir für das Feld Vorname <\/b>der Tabelle tblLeser <\/b>die Eigenschaft Eingabe erforderlich <\/b>auf Ja <\/b>eingestellt. Somit kann der Datensatz nicht gespeichert werden, wenn das Feld keinen Wert enthält.<\/p>\n Versuchen wir anschließend, einen neuen Datensatz im Formular zu speichern, der keinen Wert im Feld Vorname<\/b> enthält, erhalten wir die Meldung aus Bild 17. Dies gilt auch für bereits angelegte Datensätze, bei denen wir dieses Feld leeren und dann versuchen, den Datensatz zu speichern.<\/p>\n Bild 16: Meldung bei Verletzung einer Restriktion im Datenmodell<\/p>\n Es gibt noch viele weitere ähnlicher Restriktionen, die das Speichern eines Datensatzes verhindern können – zum Beispiel Eingaben, die nicht dem Datentyp des jeweiligen Feldes entsprechen.<\/p>\n Wenn wir einen neuen Datensatz angelegt und mit der Eingabe begonnen haben, müssen wir diesen nicht zwangsläufig in der zugrunde liegenden Tabelle speichern. Wir können das Anlegen auch abbrechen. Dazu gibt es tatsächlich nur eine Möglichkeit: das Betätigen der Esc<\/b>-Taste.<\/p>\n Dadurch werden alle seit dem Anlegen durchgeführten Änderungen verworfen und es wird wieder der neue, leere Datensatz im Ursprungszustand angezeigt.<\/p>\n Zum Bearbeiten eines vorhandenen Datensatzes ist standardmäßig keine besondere Vorbereitung nötig – wir steuern einfach den gewünschten Datensatz an und beginnen mit den Änderungen. Dies sorgt wieder für die Anzeige des Bearbeiten-Symbols im Datensatzmarkierer.<\/p>\n Das Speichern eines bearbeiteten Datensatzes geschieht auf die gleiche Art wie bei einem neu angelegten Datensatz. Bei Verletzungen eventueller Restriktionen der als Datensatzquelle verwendeten Tabelle erscheint ebenfalls eine entsprechende Meldung.<\/p>\n Wenn wir uns entscheiden, dass wir die seit dem Beginn der Bearbeitung vorgenommenen Änderungen nicht in der zugrunde liegenden Tabelle speichern wollen, verwerfen wir die Änderungen genau wie bei einem neuen Datensatz mit der Esc<\/b>-Taste.<\/p>\n Zum Löschen eines Datensatzes gibt es interessanterweise keine offensichtliche Möglichkeit. Selbst im Ribbon wird ein solcher Befehl nicht auf den ersten Blick angezeigt. Zwar sehen wir dort im Bereich Start|Datensätze <\/b>den Befehl Löschen<\/b>, aber dieser löscht nicht den aktuellen Datensatz, sondern den Inhalt des aktuell markierten Feldes. Dementsprechend wird es deaktiviert, wenn wir das Autowertfeld markieren – dieses kann nämlich nicht geleert werden.<\/p>\n Erst wenn wir den Befehl Löschen <\/b>erweitern, sehen wir den Eintrag Datensatz löschen<\/b> (siehe Bild 16). Mit diesem können wir schließlich den kompletten Datensatz aus der Tabelle entfernen.<\/p>\n Bild 17: Löschen eines Datensatzes per Ribbonbefehl<\/p>\n Neben dieser gibt es noch zwei weitere Methoden:<\/p>\n Bild 18: Markieren eines kompletten Datensatzes<\/p>\n Beim Löschen taucht üblicherweise noch eine Rückfrage auf, ob der Datensatz tatsächlich gelöscht werden soll (siehe Bild 18). Ob diese angezeigt werden soll, können wir einstellen. Das ist jedoch ein Thema für einen weiteren Artikel.<\/p>\n![\"Anlegen](\"..\/tl_files\/images\/pic_621_001.png\")
<\/a><\/p>\nFormular speichern<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nFormular erneut entwerfen<\/h2>\n
Schritte zum Anzeigen von Daten im Formular<\/h2>\n
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Zuweisen der Datensatzquelle<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nSteuerelemente mit Daten hinzufügen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nWas automatisch passiert<\/h2>\n
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<\/a><\/p>\nResultierende Bindungen<\/h2>\n
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Optimierungsidee Steuerelementname<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nWeitere Steuerelementtypen<\/h2>\n
Steuerelemente mit Beschriftung<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nBreite der Steuerelemente optimieren<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nFormular testen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n\n
Datensatz anlegen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\n\n
Speichern oder Abbrechen<\/h2>\n
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Speichern des Datensatzes<\/h2>\n
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<\/a><\/p>\nWenn der Datensatz nicht gespeichert werden kann<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nAbbrechen der Eingabe<\/h2>\n
Einen vorhandenen Datensatz bearbeiten<\/h2>\n
Einen vorhandenen Datensatz löschen<\/h2>\n
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