<\/p>\n
Abfragen liefern meist immer je einen Datensatz entsprechend der Anzahl der Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen. Dabei werden in der Regel die Werte aus den Feldern der Datenquelle abgebildet. Manchmal führen wir in Abfragen Operationen auf diesen Feldern aus, beispielsweise um die Inhalte mehrerer Felder zusammenzuführen oder diese zu formatieren. Wir können in einer Abfrage jedoch auch mehrere Datensätze der Datenquelle zusammenfassen – beispielsweise, um gleichartige Datensätze nur einmal abzubilden oder um die Werte eines oder mehrerer Felder ansonsten gleicher Datensätze zusammenzufassen. So können wir Summen, Mengen und andere Funktionen anwenden. Die Abfragen, mit denen wir solche Ansichten realisieren, nennen sich Gruppierungsabfragen. Dieser Artikel liefert die Grundlagen zum Erstellen solcher Abfragen.<\/p>\n
Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank AbfragenBasics_Gruppierungen.accdb<\/b>.<\/p>\nBeispieltabelle<\/h2>\n
Als Beispieltabelle verwenden wir die Tabelle tblSpenden<\/b>, die wie in Bild 1 aussieht und neben dem Primärschlüsselfeld namens SpendeID <\/b>drei weitere Felder namens Spendendatum<\/b>, Spendenbetrag <\/b>und Spendenprojekt <\/b>enthält.<\/p>\n
Bild 1: Tabelle mit Beispieldaten für Gruppierungsabfragen<\/p>\n Diese bietet ausreichend Möglichkeiten zum Gruppieren, zum Beispiel nach dem Spendendatum oder nach dem Spendenprojekt.<\/p>\n Als Grundlage für die folgenden Beispiele verwenden wir eine neue Abfrage, die wir über den Ribbonbefehl Abfrageentwurf <\/b>des Bereichs Abfragen <\/b>im Ribbontab Erstellen <\/b>anlegen.<\/p>\n Dieser Abfrage fügen wir die Tabelle tblSpenden <\/b>hinzu und ziehen alle enthaltenen Felder in das Entwurfsraster (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Beispielabfrage als Basis für die Gruppierungen<\/p>\n Nun stellt sich die Frage: Wie wollen wir die Datensätze dieser Abfrage gruppieren Dazu wechseln wir zum Ribbontab Abfrageentwurf <\/b>und wähle aus dem Bereich Einblenden\/Ausblenden <\/b>den Befehl Summen <\/b>aus. Dies blendet die Zeile Funktion <\/b>ein, die für alle Felder zunächst den Wert Gruppierung <\/b>anzeigt (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Einblenden der Zeile Funktion mit dem Wert Gruppierung<\/p>\n Wie wirkt sich das auf das Abfrageergebnis aus In der aktuellen Konstellation gar nicht, wir erhalten alle 100 Datensätze, die wir auch in der Tabelle vorfinden. Wozu dann überhaupt gruppieren In diesem Beispiel ist das Gruppieren für keinen Zweck zielführend, denn die Gruppierung bezieht sich immer auf die Gesamtheit der abgebildeten Felder. Und da wir aktuell das Primärschlüsselfeld in das Abfrageergebnis einbeziehen, bekommen wir immer alle Datensätze zurückgeliefert, denn das Primärschlüsselfeld enthält immer eindeutige Werte.<\/p>\n Was wir jedoch bereits feststellen können: Das Ergebnis einer Abfrage mit einer Gruppierung kann nicht mehr bearbeitet werden und wir können auch keine neuen Datensätze hinzufügen – siehe Bild 4.<\/p>\n Bild 4: Die Datensätze einer gruppierten Abfrage können weder bearbeitet werden noch können wir neue Datensätze hinzufügen.<\/p>\n Wenn wir nur die Gruppierungsfunktion nutzen wollen, also Datensätze zusammenfassen wollen, deren abgebildete Felder alle gleich sind, müssen wir also das Primärschlüsselfeld zwingend aus dem Abfrageentwurf entfernen. In diesem Beispiel würde sich das allerdings erst auf das Ergebnis auswirken, wenn wir mindestens einen Datensatz verwenden, dessen Inhalte aller Felder mit dem eines weiteren Datensatzes übereinstimmen. Um das nachzustellen, haben wir die Inhalte der ersten beiden Datensätze angeglichen (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Zwei bis auf das Primärschlüsselfeld identische Datensätze<\/p>\n Erstellen wir nun eine gruppierte Abfrage mit allen Feldern außer dem Primärschlüsselfeld, erhalten wir den Datensatz nur noch einmal im Abfrageergebnis (siehe Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Die beiden Datensätze werden nun so zusammengefasst.<\/p>\n Auf diese Weise können wir beispielsweise ermitteln, wie viele eindeutige Datensätze es bezüglich der abgebildeten Felder gibt. Noch interessanter wäre es, wenn wir noch herausfinden könnten, wie viele Datensätze es von jeder Kombination gibt. Dazu haben wir von einem weiteren Datensatz drei identische Kopieren bezüglich der drei Felder Spendendatum, Spendenbetrag und Spendenprojekte erstellt (siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Ein Datensatz mit zwei und einer mit drei Dubletten.<\/p>\n Um die Anzahl der gleichen Datensätze bezüglich der drei Felder Spendendatum<\/b>, Spendenbetrag <\/b>und Spendenprojekt <\/b>zu ermitteln, benötigen wir ein weiteres Feld. Dieses kann ein beliebiges Feld sein – sogar das Primärschlüsselfeld SpendeID <\/b>kann verwendet werden. Also fügen wir dieses als viertes Feld hinzu. Für dieses Feld stellen wir nun in der Zeile Funktion <\/b>den Wert Anzahl <\/b>ein.<\/p>\n Damit wir die Gruppierungen mit der größten Anzahl gleich oben im Abfrageergebnis wiederfinden, stellen wir für die Zeile Sortierung <\/b>in der Spalte SpendeID <\/b>noch den Wert Absteigend <\/b>ein (siehe Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Entwurf einer Abfrage mit der Anzahl eines Feldes<\/p>\n Nach dem Wechsel in die Datenblattansicht finden wir oben zuerst die Gruppe mit drei Vorkommen des gleichen Datensatzes und darunter die Gruppe mit den zwei gleichen Datensätzen vor (siehe Bild 9).<\/p>\n Bild 9: Anzahl der gleichen Datensätze <\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>![\"Tabelle](\"..\/tl_files\/images\/pic_593_001.png\")
<\/a><\/p>\nBasisabfrage erstellen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nGruppieren-Funktion aktivieren<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nGruppierte Abfragen können nicht bearbeitet werden<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nReine Gruppierungsfunktion<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nGruppierung mit Anzahl<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nMögliche Aggregatfunktionen<\/h2>\n
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