Auswahlabfragen<\/h2>\n
Die Abfragen zur Auswahl von Daten erlauben das Ermitteln von Daten, die aus einer oder aus mehreren Tabellen stammen, die nicht unbedingt miteinander verkn\u00fcpft sein m\u00fcssen.<\/p>\n
Sie k\u00f6nnen Auswahlabfragen auf folgende Arten erstellen:<\/p>\n
- \n
- \u00dcber die Entwurfsansicht, mit der Sie die Tabellen und Felder, die im Abfrageergebnis erscheinen sollen, komfortabel \u00fcber eine grafische Oberfl\u00e4che zusammenstellen k\u00f6nnen. Hinter einer auf diese Weise zusammengestellten Abfrage steckt jedoch immer ein SQL-Ausdruck, mit dem die Datenbank-Engine von Access letztlich arbeitet.<\/li>\n
- \u00dcber die SQL-Ansicht, die den SQL-Code anzeigt, der f\u00fcr die Ausf\u00fchrung der Abfrage n\u00f6tig ist. Die Entwurfsansicht ist nur eine Benutzeroberfl\u00e4che zur Vereinfachung der Zusammenstellung einer Abfrage. Auch wenn Sie fast alle Abfragen \u00fcber die grafische Benutzeroberfl\u00e4che zusammenstellen k\u00f6nnen, gibt es doch Ausnahmen – zum Beispiel die UNION<\/b>-Abfrage.<\/li>\n<\/ul>\n
Aktionsabfragen<\/h2>\n
Aktionsabfragen sind Abfragen, mit denen Sie eine der folgenden Operationen durchf\u00fchren k\u00f6nnen:<\/p>\n
- \n
- Anf\u00fcgeabfragen<\/b>: Anf\u00fcgen eines oder mehrerer Datens\u00e4tze an eine bestehende Tabelle<\/li>\n
- Aktualisierungsabfrage<\/b>: \u00c4ndern von bestehenden Datens\u00e4tzen einer Tabelle<\/li>\n
- L\u00f6schabfragen<\/b>: L\u00f6schen von Datens\u00e4tzen mit bestimmten Kriterien (oder auch aller Datens\u00e4tze, dann ist kein Kriterium notwendig)<\/li>\n
- Tabellenerstellungsabfragen<\/b>: Diese sind ein Sonderfall, denn mit einer Tabellenerstellungsabfrage werden nicht nur Datens\u00e4tze erstellt, sondern auch gleich die passende Tabelle. Deren Eigenschaften richten sich nach den einzuf\u00fcgenden Daten.<\/li>\n<\/ul>\n
Ausgangspunkt f\u00fcr das Erstellen von Abfragen<\/h2>\n
Den Startpunkt f\u00fcr das Erstellen einer Abfrage finden Sie im Ribbon im Bereich Erstellen|Abfragen<\/b>. Hier finden Sie nur zwei Befehle, was in Anbetracht der zuvor genannten verschiedenen Abfragetypen etwas wenig erscheint (siehe Bild 1).<\/p>\n
![\"M\u00f6glichkeiten](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_001.png\")
<\/a><\/p>\nBild 1: M\u00f6glichkeiten zum Erstellen neuer Abfragen \u00fcber die Benutzeroberfl\u00e4che<\/p>\n
Die beiden Befehle lauten:<\/p>\n
- \n
- Abfrage-Assistent<\/b>: \u00d6ffnet den Abfrage-Assistenten, mit dem Sie verschiedene Abfragen erstellen k\u00f6nnen.<\/li>\n
- Abfrageentwurf<\/b>: Zeigt die Benutzeroberfl\u00e4che zum Erstellen von Abfragen an.<\/li>\n<\/ul>\n
Wo aber verstecken sich all die genannten verschiedenen Abfragetypen Das erl\u00e4utern wir weiter unten.<\/p>\n
Der Abfrage-Assistent<\/h2>\n
Zun\u00e4chst einmal schauen wir uns an, welche M\u00f6glichkeiten uns der Abfrage-Assistent bietet. Ein Klick auf den Ribbonbefehl Erstellen|Abfragen|Abfrage-Assistent <\/b>\u00f6ffnet den Dialog aus Bild 2.<\/p>\n
![\"Der](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_002.png\")
<\/a><\/p>\nBild 2: Der Abfrage-Assistent<\/p>\n
Hier wird es nicht weniger kompliziert, denn dieser bietet wiederum vier verschiedene M\u00f6glichkeiten an. Schauen wir uns das im Detail an:<\/p>\n
- \n
- Auswahlabfrage-Assistent<\/b>: Dieser Assistent unterst\u00fctzt Sie rudiment\u00e4r beim Erstellen sehr einfacher Abfragen, die auf einer einzigen Tabelle basieren und keine weiteren Features wie Kriterien, Sortierungen, Gruppierungen et cetera aufweisen. Mehr dazu im Artikel Abfragen [basics]: Auswahlabfragen per Assistent<\/b> (www.access-basics.de\/588<\/b>).<\/li>\n
- Kreuztabellenabfrage-Assistent<\/b>: Dieser Assistent unterst\u00fctzt Sie beim Erstellen von Kreuztabellenabfragen. Dieser Abfragetyp liefert eine tabellarische Darstellung beispielsweise der Summen von Ums\u00e4tzen mit bestimmten Artikeln in verschiedenen Zeitintervallen. Mehr dazu erfahren sie im Artikel Abfragen [basics]: Kreuztabellenabfragen per Assistent<\/b> (www.access-basics.de\/597<\/b>).<\/li>\n
- Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche<\/b>: Dieser Assistent hilft Ihnen, Abfragen zum Auffinden von Duplikaten zu erstellen – beispielsweise um zu untersuchen, ob ein bestimmter Kunde mehr als einmal in der Kundentabelle auftaucht. Mehr dazu erfahren sie im Artikel Abfragen [basics]: Duplikate per Assistent suchen <\/b>(www.access-basics.de\/598<\/b>).<\/li>\n
- Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche<\/b>: Wenn Sie beispielsweise die Kategorien von Artikeln in einer eigenen Tabelle speichern, auf die Sie vom Feld KategorieID<\/b> der Artikeltabelle verweisen, kann es sein, dass es Werte im Feld KategorieID <\/b>gibt, zu denen es keinen passenden Eintrag in der Tabelle der Kategorien gibt. Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche hilft Ihnen dabei, eine Abfrage zum Auffinden solcher Datens\u00e4tze zu erstellen. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Abfragen [basics]: Inkonsistenzen per Assistent suchen<\/b> (www.access-basics.de\/599<\/b>).<\/li>\n<\/ul>\n
Abfragen f\u00fcr das Manipulieren des Datenmodells<\/h2>\n
Die Benutzeroberfl\u00e4che von Access bietet alle M\u00f6glichkeiten, Tabellen zu erstellen, zu \u00e4ndern oder zu l\u00f6schen, Felder und Indizes hinzuzuf\u00fcgen, zu \u00e4ndern oder zu l\u00f6schen oder auch die Beziehungen zwischen Tabellen zu manipulieren. Hinter diesen Aktionen stecken allerdings, f\u00fcr den Access-Benutzer nicht sichtbar, entsprechende SQL-Anweisungen.<\/p>\n
Diese k\u00f6nnen Sie auch selbst nutzen, um die Schritte auszuf\u00fchren, die Sie sonst \u00fcber die Benutzeroberfl\u00e4che erledigen w\u00fcrden.<\/p>\n
Mehr zu diesem Thema finden Sie im \u00dcbersichtsartikel mit dem Titel Abfragen [basics]: Datenbanken entwerfen mit SQL<\/b> (www.access-basics.de\/600<\/b>).<\/p>\n
Ansichten f\u00fcr Abfragen<\/h2>\n
F\u00fcr die Arbeit mit Abfragen gibt es drei verschiedene Ansichten:<\/p>\n
- \n
- Entwurfsansicht<\/b>: Diese Ansicht ist eine grafische Ansicht zum Bearbeiten des Entwurfs einer Abfrage mit Maus und Tastatur. Mit Ihr k\u00f6nnen Sie fast alle Abfragetypen der Typen Auswahlabfrage <\/b>und Aktionsabfrage <\/b>erstellen (au\u00dfer UNION<\/b>-Abfragen).<\/li>\n
- SQL-Ansicht<\/b>: Die SQL-Ansicht ist ein sehr rudiment\u00e4rer Editor f\u00fcr die Anzeige und Bearbeitung von Abfragen direkt in ihrem SQL-Code.<\/li>\n
- Datenblattansicht<\/b>: Die Datenblattansicht liefert praktisch das Ergebnis einer Abfrage. Sie sieht genauso aus wie eine Tabelle in der Datenblattansicht.<\/li>\n<\/ul>\n
Anzeigen von Abfragen in einer der verschiedenen Ansichten<\/h2>\n
Wenn Sie eine Abfrage bereits erstellt haben und diese in einer der verschiedenen Ansichten anzeigen wollen, gibt es verschiedene M\u00f6glichkeiten.<\/p>\n
Am einfachsten ist die Ansicht einer Abfrage in der Datenblattansicht, denn in dieser \u00f6ffnen Sie eine Abfrage bereits durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag im Navigationsbereich von Access.<\/p>\n
Die zweite M\u00f6glichkeit finden Sie im Kontextmen\u00fc des Eintrags einer Abfrage im Navigationsbereich von Access. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Abfrage, finden Sie die beiden folgenden Befehle vor (siehe Bild 3):<\/p>\n
![\"\u00d6ffnen](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_012.png\")
<\/a><\/p>\nBild 3: \u00d6ffnen einer Abfrage per Kontextmen\u00fc aus dem Navigationsbereich heraus<\/p>\n
- \n
- \u00d6ffnen<\/b>: \u00d6ffnet die Abfrage wiederum in der Datenblattansicht.<\/li>\n
- Entwurfsansicht<\/b>: \u00d6ffnet die Abfrage in der Entwurfsansicht.<\/li>\n<\/ul>\n
Das \u00d6ffnen in der Datenblattansicht geht schneller per Doppelklick, aber zum \u00d6ffnen in der Entwurfsansicht k\u00f6nnen Sie das Kontextmen\u00fc gut nutzen. Vielleicht haben Sie festgestellt, dass es keinen Eintrag im Kontextmen\u00fc gibt, der die Abfrage direkt in der SQL-Ansicht \u00f6ffnet. Den Grund daf\u00fcr kennen wir nicht, aber Sie k\u00f6nnen immerhin von einer ge\u00f6ffneten Abfrage zu dieser Ansicht wechseln.<\/p>\n
Wechseln der Ansicht von Abfragen<\/h2>\n
Wenn Sie eine Abfrage einmal ge\u00f6ffnet haben, egal in welcher Ansicht, k\u00f6nnen Sie die Ansicht auf verschiedenen Wegen \u00e4ndern:<\/p>\n
- \n
- per Ribbonbefehl<\/li>\n
- per Kontextmen\u00fc<\/li>\n
- per Tastenkombination<\/li>\n<\/ul>\n
Wechseln der Ansicht per Ribbon<\/h2>\n
Die Ribbonbefehle zum Wechseln der Ansicht finden Sie beispielsweise w\u00e4hrend der Anzeige in der Entwurfsansicht im Tab Abfrageentwurf <\/b>in der Gruppe Ergebnisse<\/b>. Ein Klick auf den Splitbutton Ansicht <\/b>wechselt von der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht jeweils zur anderen Ansicht. Sie k\u00f6nnen aber auch das Men\u00fc aufklappen und finden dann alle verf\u00fcgbaren Ansichten vor (siehe Bild 4). Hier k\u00f6nnen Sie nun auch zur SQL-Ansicht wechseln.<\/p>\n
![\"Wechseln](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_013.png\")
<\/a><\/p>\nBild 4: Wechseln zur SQL-Ansicht einer Abfrage \u00fcber einen Ribbon-Befehl<\/p>\n
Wechseln der Ansicht per Kontextmen\u00fc<\/h2>\n
Wenn Sie in einer beliebigen Ansicht mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste klicken, finden Sie immer alle verf\u00fcgbaren Ansichten im Kontextmen\u00fc vor, auch die aktuelle Ansicht. Dabei wird die aktuelle Ansicht optisch hervorgehoben. Klicken Sie beispielsweise in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste in den oberen Bereich, finden Sie ebenfalls Befehle zum Wechseln der Ansicht im Kontextmen\u00fc vor – allerdings nur die f\u00fcr die SQL-Ansicht und die Datenblattansicht (siehe Bild 5).<\/p>\n
![\"Einstellen](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_014.png\")
<\/a><\/p>\nBild 5: Einstellen der Ansicht per Kontextmen\u00fc der Entwurfsansicht<\/p>\n
Wechseln der Ansicht per Tastenkombination<\/h2>\n
Am schnellsten wechseln Sie die Ansicht mit der Tastatur:<\/p>\n
- \n
- Mit der Tastenkombination Strg + ,<\/b> wechseln Sie von der Entwurfsansicht zur Datenblattansicht und von der Datenblattansicht zur SQL-Ansicht.<\/li>\n
- Mit der Tastenkombination Strg + . <\/b>wechseln Sie von der SQL-Ansicht zur Datenblattansicht und von der Datenblattansicht zur Entwurfsansicht.<\/li>\n<\/ul>\n
Die Entwurfsansicht f\u00fcr Abfragen<\/h2>\n
Mit der Entwurfsansicht k\u00f6nnen Sie fast alle Abfragetypen erstellen. Wir schauen uns die M\u00f6glichkeiten der Entwurfsansicht in einem \u00dcbersichtsartikel mit dem Titel Abfragen [basics]: Die Entwurfsansicht (www.access-basics.de\/601)<\/b> genauer an.<\/p>\n
Dort erfahren Sie auch, in welchen weiteren Artikeln die einzelnen M\u00f6glichkeiten beim Erstellen von Abfragen beschrieben werden.<\/p>\n
Die SQL-Ansicht f\u00fcr Abfragen<\/h2>\n
Die zweite Ansicht, in der Sie eine Abfrage editieren k\u00f6nnen, ist die SQL-Ansicht. Diese k\u00f6nnen Sie, wie oben beschrieben, nur \u00fcber eine der \u00fcbrigen Ansichten \u00f6ffnen. Diese Ansicht sieht wie ein kleiner Texteditor aus und bietet tats\u00e4chlich nur die M\u00f6glichkeit zur Eingabe von Texten und die Funktionen der Zwischenablage (siehe Bild 6).<\/p>\n
![\"Die](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_015.png\")
<\/a><\/p>\nBild 6: Die SQL-Ansicht mit einer einfachen Abfrage<\/p>\n
Einstellen der Schriftgr\u00f6\u00dfe der SQL-Ansicht<\/h2>\n
Wir werden die SQL-Ansicht nicht in einem eigenen Artikel vorstellen, daher hier noch die Informationen, wie Sie die Schrift in der SQL-Ansicht anpassen. Diese kommt n\u00e4mlich standardm\u00e4\u00dfig recht klein daher.<\/p>\n
Um die Schrift in der SQL-Ansicht zu \u00e4ndern, ben\u00f6tigen Sie den Dialog Access-Optionen<\/b>, den Sie mit dem Ribbonbefehl Datei|Optionen <\/b>\u00f6ffnen. Hier finden Sie im Bereich Objekt-Designer unter Abfrageentwurf zwei Optionen. Die eine stellt die Schriftart ein, die andere den Schriftgrad (siehe Bild 7).<\/p>\n
![\"Einstellen](\"..\/tl_files\/images\/pic_587_016.png\")
<\/a><\/p>\nBild 7: Einstellen der Schriftgr\u00f6\u00dfe der SQL-Ansicht<\/p>\n
Hier k\u00f6nnen Sie die Schrift vergr\u00f6\u00dfern. Sie sollten diese allerdings nicht allzu gro\u00df gestalten, denn die hier angegebenen Optionen werden nicht nur in der SQL-Ansicht, sondern auch im Entwurfsraster der Entwurfsansicht angewendet.<\/p>\n
Die SQL-Ansicht ben\u00f6tigen Sie zwingend f\u00fcr die Erstellung von UNION-Abfragen. Au\u00dferdem ist sie sehr hilfreich, wenn ein hinter einer Abfrage steckender SQL-Ausdruck von der Datenbank-Engine nicht interpretiert werden kann.<\/p>\n
Dann zeigt Access die SQL-Ansicht mit dem SQL-Ausdruck an und markiert die Stelle, an der das Verst\u00e4ndnisproblem auftaucht. Im Beispiel aus Bild 8 gibt es vor dem FROM<\/b>-Schl\u00fcsselwort ein \u00fcberz\u00e4hliges Komma, weshalb Access versucht, das Element nach dem Komma als Feldnamen zu interpretieren. Das misslingt in diesem Fall, da FROM <\/b>ein reserviertes Schl\u00fcsselwort ist und nicht als Feldname verwendet werden darf.<\/p>\n
- Mit der Tastenkombination Strg + . <\/b>wechseln Sie von der SQL-Ansicht zur Datenblattansicht und von der Datenblattansicht zur Entwurfsansicht.<\/li>\n<\/ul>\n
- Mit der Tastenkombination Strg + ,<\/b> wechseln Sie von der Entwurfsansicht zur Datenblattansicht und von der Datenblattansicht zur SQL-Ansicht.<\/li>\n
- Entwurfsansicht<\/b>: \u00d6ffnet die Abfrage in der Entwurfsansicht.<\/li>\n<\/ul>\n
- SQL-Ansicht<\/b>: Die SQL-Ansicht ist ein sehr rudiment\u00e4rer Editor f\u00fcr die Anzeige und Bearbeitung von Abfragen direkt in ihrem SQL-Code.<\/li>\n
- Kreuztabellenabfrage-Assistent<\/b>: Dieser Assistent unterst\u00fctzt Sie beim Erstellen von Kreuztabellenabfragen. Dieser Abfragetyp liefert eine tabellarische Darstellung beispielsweise der Summen von Ums\u00e4tzen mit bestimmten Artikeln in verschiedenen Zeitintervallen. Mehr dazu erfahren sie im Artikel Abfragen [basics]: Kreuztabellenabfragen per Assistent<\/b> (www.access-basics.de\/597<\/b>).<\/li>\n
- Abfrageentwurf<\/b>: Zeigt die Benutzeroberfl\u00e4che zum Erstellen von Abfragen an.<\/li>\n<\/ul>\n
- Aktualisierungsabfrage<\/b>: \u00c4ndern von bestehenden Datens\u00e4tzen einer Tabelle<\/li>\n
- Anf\u00fcgeabfragen<\/b>: Anf\u00fcgen eines oder mehrerer Datens\u00e4tze an eine bestehende Tabelle<\/li>\n