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Berichte sind das Reporting-Tool von Microsoft Access. Damit erstellst Du Dokumente auf Basis der Daten Deiner Datenbank, die Du zum Bespiel zum Ausdrucken oder zum Erstellen von PDF-Dokumenten nutzen kannst. In diesem Artikel zeigen wir die Grundlagen zur Erstellung von Berichten. In weiteren Teilen der Reihe Berichte [basics] <\/b>gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten von Berichten ein und zeigen, wir die Daten aus unterschiedlichen Beziehungsarten in Berichten angezeigt werden können.<\/p>\nBeispieldatenbank<\/h2>\n
Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank BerichteBasics_Grundlagen.accdb<\/b>.<\/p>\nWas sind Berichte?<\/h2>\n
Berichte gehören zu den wichtigsten Objekten in Microsoft Access. Während Formulare in erster Linie für die Eingabe und Bearbeitung von Daten gedacht sind, stellen Berichte die Daten in übersichtlicher Form dar. Sie eignen sich ideal, um Listen, Auswertungen oder Rechnungen zu drucken und Informationen professionell weiterzugeben.<\/p>\n
Ein Bericht ist ein Objekt in Access, das Daten aus Tabellen oder Abfragen aufbereitet und strukturiert ausgibt.<\/p>\n
Anders als in der Tabellen- oder Abfrageansicht kannst Du in einem Bericht Kopf- und Fußbereiche hinzufügen, gruppieren, sortieren und die Darstellung genau nach Deinen Bedürfnissen gestalten.<\/p>\n
Typische Einsatzszenarien sind zum Beispiel Kundenlisten, Rechnungen, Etiketten oder statistische Auswertungen.<\/p>\n
Ein Bericht besteht aus mehreren Bereichen, die unterschiedliche Funktionen erfüllen:<\/p>\n
Access bietet verschiedene Möglichkeiten, um Berichte zu erstellen. <\/p>\n
Im Eigenschaftenblatt lassen sich wichtige Einstellungen für Berichte festlegen, die wir in Bild 1 sehen.<\/p>\n
Bild 1: Optionen zum Erstellen eines neuen Berichts<\/p>\n Dazu gehören:<\/p>\n Von diesen Optionen wollen wir nur zwei vorstellen. Die übrigen haben den Nachteil, dass sie das Format nach den fixen Vorgaben von Access erstellen und das Umarbeiten vermutlich genau so lange dauert wir das Erstellen eines neuen Berichts.<\/p>\n Der Berichts-Assistent kann zwar bereits einige fortgeschrittene Techniken wie Gruppierungen, aber wenn man den Assistenten nutzt, hat man immer noch nicht das Wissen, das für die Anpassung notwendig ist.<\/p>\n Das Erstellen in der Layout-Ansicht liefert zwar eine schnelle Ansicht des Ergebnisses, ist aber auch zunächst an die Access-Vorlage gebunden.<\/p>\n Also bleiben noch zwei. Den Etiketten-Assistenten kann man prima nutzen, wenn man tatsächlich einen Bericht erstellen möchte, der anschließend auf Etikettenbögen gedruckt werden soll. Weil man sich damit das aufwendige Anpassen der druckbaren Bereiche an den gewünschten Etikettenbogen spart, stellen wir diesen später in einem eigenen Artikel vor.<\/p>\n Die verbleibende und praktischste Ansicht ist der Start mit dem Berichtsentwurf. Es erscheint ein neuer, leeren Bericht in der Entwurfsansicht, dem wir eine Datensatzquelle hinzufügen und den wir nach unseren eigenen Wünschen vollständig gestalten können.<\/p>\n Bevor wir damit starten, wollen wir uns kurz mit den Datensatzquellen für Berichte befassen. Durch die Erstellung von Formularen ist man daran gewöhnt, die Daten sauber strukturiert abzubilden – in Übersichtsformulare und Detailformulare oder auch in Hauptformulare mit einem oder mehreren Unterformularen.<\/p>\n Der Punkt ist: Hier erhält jede Tabelle in der Regel ein eigenes Formular. Ein Beispiel ist ein Formular zur Bearbeitung von Rechnungen. Hier finden wir die Daten der Tabelle tblRechnungen <\/b>im Hauptformular und die Daten der Tabelle tblRechnungspositionen <\/b>im Unterformular. <\/p>\n Wir haben zwar auch in Berichten die Möglichkeit, dort Unterberichte anzulegen und die Struktur ähnlich wie in einem Formular aufzubauen. Aber in Berichten geht man einen anderen Weg: Hier stattet man die als Datensatzquelle zu verwendende Abfrage direkt mit allen Tabellen aus, die Daten zu dem Bericht beitragen sollen.<\/p>\n Die Strukturierung, die wir in Formularen beispielsweise mit Haupt- und Unterformular erreichen, erhalten wir in Berichten durch Gruppierungen. Wir würden im Fall der Rechnung also direkt eine Abfrage nutze, welche die Daten der Rechnung, des Kunden und der Rechnungspositionen enthält und diese auf verschiedene Gruppierungsebenen aufteilen.<\/p>\n In Formularen macht man das nicht, weil wir wollen, dass die Datensatzquelle bearbeitbar bleibt.<\/p>\n Berichte dienen jedoch zur Ausgabe von Daten und nicht zur Bearbeitung, deshalb können wir auch Abfragen als Datensatzquelle nutzen, die viele verknüpfte Tabellen enthalten und die nicht aktualisierbar sein müssen.<\/p>\n In Berichten finden wir die gleichen Bereiche wie in Formularen, aber auch noch einige, die wir noch nicht von Formularen kennen. Hier ist eine Auflistung der standardmäßig vorhandenen Bereiche:<\/p>\n Wir können den Bericht aber noch um weitere Bereiche erweitern, die sogenannten Gruppierungen.<\/p>\n Auch diese enthalten jeweils einen Gruppenkopf und einen Gruppenfuß:<\/p>\n Im Gegensatz zu den Bereichen Berichtskopf<\/b>, Berichtsfuß<\/b>, Seitenkopf <\/b>und Seitenfuß<\/b>, die nur maximal ein Mal vorkommen, können wir keine, eine oder mehrere Gruppierungen zu einem Bericht hinzufügen.<\/p>\n Die Gruppierungen sind immer ineinander verschachtelt. Wir könnten in einem Rechnungsbericht also zuerst nach den Mehrwertsteuersätzen gruppieren und dann nach den Warengruppen. Dann würde so gruppiert werden:<\/p>\n Die Detailbereiche befinden sich also immer auf der untersten Ebene.<\/p>\n Wir können jeden Bereich nutzen oder auch nicht. Wenn wir einen neuen, leeren Bericht über den Befehl Berichtsentwurf <\/b>anlegen, sehen wir zunächst die drei Bereiche Seitenkopf<\/b>, Detailbereich <\/b>und Seitenfuß<\/b> (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Ein neuer, leerer Bericht<\/p>\n Wenn wir die Bereiche Berichtskopf <\/b>und Berichtsfuß <\/b>im Bericht anzeigen wollen, klicken wir mit der rechten Maustaste auf einen der Bereichsköpfe und wählen den Befehl Berichtskopf\/-fuß <\/b>aus (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Ein- und Ausblenden von Berichtsbereichen<\/p>\n Danach werden diese beiden Bereiche ganz oben und ganz unten eingeblendet (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Bericht mit Berichtskopf und Berichtsfuß<\/p>\n Damit haben wir die Grundlage geschaffen, von einem der Bereiche Berichtskopf\/-fuß und Seitenkopf\/-fuß nur jeweils einen anzuzeigen. Dazu stellen wir die Höhe des jeweiligen Bereichs einfach auf 0 ein. Am einfachsten gelingt das, wenn wir den unteren Rand des Bereichs ganz an den oberen Rand schieben. Ein Bericht nur mit Berichtskopf und Seitenkopf sieht beispielsweise wie in Bild 5 aus.<\/p>\n Bild 5: Bericht nach dem Einblenden von Berichtskopf und -fuß<\/p>\n Grundsätzlich können wir auch Berichte ohne Verwendung jeglicher Datensatzquelle anlegen. Wir können sogar per VBA in Berichte hineinschreiben oder darin malen.<\/p>\n Das soll jedoch Thema späterer Artikel sein. Für die Beschreibung der grundlegenden Techniken weisen wir dem Bericht immer eine Datensatzquelle zu.<\/p>\n Eine Datensatzquelle kann eine Tabelle oder Abfrage sein. Wenn wir nur die Daten einer einzigen Tabelle benötigen, können wir diese als Datensatzquelle angeben. Wenn wir Daten aus mehreren Tabellen anzeigen wollen, zum Beispiel für eine Rechnung, verwenden wir eine Abfrage.<\/p>\n Diese muss alle Tabellen enthalten, deren Felder wir im Bericht anzeigen wollen. Es gibt einige Ausnahmefälle, bei denen man einzelne Daten in Unterberichten anzeigt, die jeweils eine eigene Datensatzquelle erhalten, aber wir wollen zunächst bei den einfachen Fällen bleiben.<\/p>\n Wir wollen mit einer einfachen Tabelle starten. Dazu haben wir die Tabelle tblKunden <\/b>vorbereitet, welche die Daten aus Bild 6 enthält. Die Anreden stammen aus der verknüpften Tabelle tblAnreden<\/b>.<\/p>\n Bild 6: Datensatzquelle für unseren Beispielbericht<\/p>\n Also legen wir mit dem Befehl Berichtsentwurf <\/b>einen neuen, leeren Bericht an und weisen seiner Eigenschaft Datensatzquelle die Tabelle tblKunden <\/b>zu (siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Zuweisen einer Datensatzquelle zu einem Bericht<\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>![\"Optionen](\"..\/tl_files\/images\/pic_526_001.png\")
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Datensatzquellen für Berichte<\/h2>\n
Die Berichtsbereiche<\/h2>\n
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Die Gruppierungen eines Berichts<\/h2>\n
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7%\r\n Warengruppe 1\r\n Artikel 1\r\n Warengruppe 2\r\n Artikel 2\r\n Artikel 3\r\n19%\r\n Warengruppe 1\r\n Artikel 4\r\n Artikel 5\r\n Warengruppe 2\r\n Artikel 6<\/pre>\n
Berichtsbereiche ein- und ausblenden<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nBerichtskopf und Berichtsfuß hinzufügen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\n<\/a><\/p>\nNur Kopf oder Fuß anzeigen<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nDatensatzquelle eines Berichts<\/h2>\n
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