{"id":55000494,"date":"2020-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-10-20T14:57:25","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=494"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"OutlookTermine_importieren_Teil_1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/OutlookTermine_importieren_Teil_1.html","title":{"rendered":"Outlook-Termine importieren, Teil 1"},"content":{"rendered":"

Die Synchronisation von Outlook-Terminen in eine Access-Datenbank und wieder zurück ist ein sehr gefragtes Thema. In diesem Artikel schauen wir uns zunächst an, wie Sie Termine in Outlook lesen können. Dabei gibt es einige Feinheiten, die wir unter die Lupe nehmen. Die wichtigsten Informationen eines Termins wollen wir dabei in eine Access-Tabelle übertragen. Anlässe für das Einlesen von Outlook-Terminen gibt es genug – vielleicht möchten Sie die Geburtstage in eine Access-Datenbank übertragen oder einfach alle Termine für bestimmte Auswertungen erfassen.<\/p>\n

Beispieldatenbank<\/h2>\n

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 2004_OutlooktermineEinlesen.accdb<\/b>.<\/p>\n

Verweis auf Outlook und andere Vorbereitungen<\/h2>\n

Damit wir einfach per VBA auf Outlook und sein Objektmodell zugreifen können, fügen Sie dem VBA-Projekt der Beispieldatenbank einen Verweis auf die Bibliothek Microsoft Outlook x.0 Object Library<\/b>.<\/p>\n

Dazu öffnen Sie mit Alt + F11 <\/b>den VBA-Editor und wählen den Menüeintrag Extras|Verweise <\/b>aus. Im nun erscheinenden Dialog Verweise <\/b>fügen Sie die genannte Bibliothek hinzu.<\/p>\n

Außerdem benötigen wir im Folgenden einige Funktionen, um auf Outlook, das Namespace<\/b>-Objekt und die Folder<\/b>-Objekte von Outlook zuzugreifen. Diese erläutern wir ausführlich im Artikel Outlook-Ordner im Griff<\/b>.<\/p>\n

Zugriff auf den Kalender-Ordner<\/h2>\n

Mit den im oben genannten Artikel vorgestellten Techniken greifen wir ganz einfach auf den Termine-Ordner von Outlook zu. Verwenden Sie den Standard-Ordner zum Speichern von Terminen, nutzen Sie diesen Aufruf, um den Ordner zu referenzieren. Hier geben wir die Anzahl der enthaltenen Einträge in der Items<\/b>-Auflistung aus:<\/p>\n

 GetCalendarFolder.Items.Count\r\n 639 <\/pre>\n
Wenn Sie nicht den Standard-Kalender-Ordner verwenden, sondern beispielsweise einen Ordner namens Calendar <\/b>unter dem Element iCloud<\/b>, verwenden Sie diesen Aufruf:<\/p>\n
 GetFolderByPath(\"<\/font>iCloud\\Calendar\").Items.Count<\/pre>\n
Alle Termine durchlaufen<\/h2>\n
Mit der folgenden Prozedur durchlaufen wir alle Termine, die sich im aktuellen Standard-Termin-Ordner befinden.<\/p>\n
Dabei referenzieren wir den Termin-Ordner mit der Variablen objFolder <\/b>und durchlaufen die Einträge anschließend in einer For Each<\/b>-Schleife über alle Elemente der Auflistung Items <\/b>von objFolder<\/b>. Als Laufvariable verwenden wir dabei die Variable objAppointmentItem <\/b>des Typs AppointmentItem<\/b>.<\/p>\n
Innerhalb der Schleife geben wir zu jedem Termin die EntryID<\/b>, also den eindeutigen Identifizierer, und den Betreff des Termins aus:<\/p>\n
Public Sub <\/span>AlleTermineDurchlaufen()\r\n    Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>Outlook.AppointmentItem\r\n    Dim <\/span>objFolder As <\/span>Outlook.Folder\r\n    Set<\/span> objFolder = GetCalendarFolder\r\n    For Each objAppointmentItem In objFolder.Items\r\n        With<\/span> objAppointmentItem\r\n            Debug.Print<\/span> .EntryID & \" \" & .Subject\r\n        End With<\/span>\r\n    Next<\/span> objAppointmentItem\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Neueste Termine einlesen<\/h2>\n
Damit haben wir nun einfach alle Termine des Ordners eingelesen. Das ist meist nicht zielführend, da Sie gegebenenfalls regelmäßig Termine einlesen und dann nur die neuen Termine einlesen wollen. Dem nähern wir uns nun langsam an.<\/p>\n
Sie können zum Beispiel nur die neuesten Termine einlesen beziehungsweise die Sortierung beim Einlesen so festlegen, dass die neuesten Termine zuerst eingelesen werden.<\/p>\n
Die Prozedur dazu sieht wie folgt aus und deklariert ein AppointmentItem<\/b>-, ein Folder<\/b>– und ein Items<\/b>-Objekt.<\/p>\n
Während Sie die ersten beiden bereits kennen, ist das Items<\/b>-Element neu: Mit diesem können Sie eine Sammlung von Outlook-Elementen referenzieren, also beispielsweise eine Reihe von Terminen:<\/p>\n
Public Sub <\/span>ErsteZehnEinlesen()\r\n    Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>Outlook.AppointmentItem\r\n    Dim <\/span>objFolder As <\/span>Outlook.Folder\r\n    Dim <\/span>objItems As <\/span>Outlook.Items\r\n    Dim <\/span>i As Integer<\/span><\/pre>\n
Wir holen wieder den Standard-Kalender-Ordner über  die Funktion GetCalendarFolder<\/b>. Wenn Sie einen anderen Ordner verwenden wollen, nutzen Sie stattdessen beispielsweise die im Artikel Outlook-Folder im Griff <\/b>vorgestellten Funktionen GetFolderByPath <\/b>oder GetFolder<\/b>:<\/p>\n
    Set<\/span> objFolder = GetCalendarFolder<\/pre>\n
Danach weisen wir alle Elemente dieses Ordners der Items<\/b>-Liste objItems <\/b>zu:<\/p>\n
    Set<\/span> objItems = objFolder.Items<\/pre>\n
Diese bietet schließlich die Methode Sort<\/b>, mit der Sie die enthaltenen Elemente nach verschiedenen Feldern und Sortierreihenfolgen sortieren können. In diesem Fall sortieren wir nach dem Feld Start, das wir als ersten Parameter angeben. Der zweite Parameter heißt Descending <\/b>und wir stellen hier den Wert True <\/b>ein, um die Termine in absteigender Reihenfolge nach dem Starttermin zu sortieren:<\/p>\n
    objItems.Sort \"[Start]\", True<\/span><\/pre>\n
Danach durchlaufen wir eine Schleife von 1 <\/b>bis 10<\/b>, um nur die ersten zehn Einträge auszugeben. Hier weisen wir der Variablen objAppointmentItem <\/b>das Item<\/b>-Element aus objItems <\/b>mit dem Indexwert aus der Laufvariablen i <\/b>zu:<\/p>\n
    For i = 1 To 10\r\n        Set<\/span> objAppointmentItem = objItems.Item(i)<\/pre>\n
Dann geben wir die EntryID<\/b>, das Start<\/b>-Datum und den Betreff des Termins aus:<\/p>\n
        With<\/span> objAppointmentItem\r\n            Debug.Print<\/span> .EntryID & \";\" & .Start _\r\n                & \": \" & .Subject\r\n        End With<\/span>\r\n    Next<\/span> i\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Wichtige Eigenschaften von Terminen<\/h2>\n
Bevor wir tiefer einsteigen, schauen wir uns einige wichtige Eigenschaften von Terminen an. Die ersten haben Sie schon kennengelernt:<\/p>\n