{"id":55000199,"date":"2013-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-01-24T15:58:51","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=199"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Berichte_per_EMail_verschicken_Teil_I","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/Berichte_per_EMail_verschicken_Teil_I.html","title":{"rendered":"Berichte per E-Mail verschicken, Teil I"},"content":{"rendered":"<p class='introduction'>Wenn Sie Berichte mit Inhalten wie Rechnungen, Lieferscheinen et cetera per E-Mail versenden m&ouml;chten, brauchen Sie zweierlei: erstens die Umwandlung des Berichts in ein Format, das jeder Benutzer lesen kann &#8211; hier kommt eigentlich nur PDF in Frage. Und zweitens einen Automatismus, der diesen Bericht im PDF-Format an eine neue E-Mail anh&auml;ngt, diese mit den Daten wie Empf&auml;nger, Betreff und Inhalt versieht und diese dann auch noch absendet. Dieser Artikel zeigt, wie es funktioniert.<\/p>\n<h2>Beispieldatenbank<\/h2>\n<p>Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank <b>1304_BerichtePerEMail.mdb<\/b>.<\/p>\n<h2>Vorbereitungen<\/h2>\n<p>Wir nutzen in diesem Artikel die ab Access 2007 angebotenen Techniken zum Erstellen von PDF-Dokumenten. Wenn Sie die L&ouml;sung f&uuml;r Access 2003 oder &auml;lter anpassen m&ouml;chten, finden Sie die entsprechenden Informationen im Artikel <b>Bericht als PDF speichern<\/b> (siehe <b>Access [basics] <\/b>3\/2012).<\/p>\n<p>Die Beispieldatenbank baut auf der Datenbank zum Artikel <b>Rechnungsbericht <\/b>aus Ausgabe 6\/2012 auf.<\/p>\n<h2>Rechnung als PDF speichern<\/h2>\n<p>Ausgangspunkt f&uuml;r die Erstellung eines PDF-Dokuments ist in unserem Beispiel das Formular <b>frmBestellung<\/b>, und hier speziell die neu angelegte Schaltfl&auml;che <b>cmdPDFErstellen<\/b> (siehe Bild 1). Diese Schaltfl&auml;che soll genau die Rechnung f&uuml;r die aktuell im Formular angezeigte Bestellung erzeugen.<\/p>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_001.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_001.png\" alt=\"Neue Schaltfl&auml;che zum Erstellen eines PDF-Dokuments auf Basis der Rechnung\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 1: Neue Schaltfl&auml;che zum Erstellen eines PDF-Dokuments auf Basis der Rechnung<\/p>\n<p>F&uuml;r die Schaltfl&auml;che hinterlegen Sie eine Ereignisprozedur, die durch das Ereignis Beim Klicken ausgel&ouml;st wird. W&auml;hlen Sie dazu im Eigenschaftsfenster f&uuml;r die Eigenschaft <b>Beim Klicken <\/b>den Eintrag <b>[Ereignisprozedur] <\/b>aus und klicken Sie auf die Schaltfl&auml;che mit den drei Punkten (&#8230;). Die nun im VBA-Editor erscheinende Prozedur erg&auml;nzen Sie wie in Listing 1.<\/p>\n<pre><span style=\"color:blue;\">Private Sub <\/span>cmdPDFErstellen_Click()\r\n     <span style=\"color:blue;\">Dim <\/span>strRechnung<span style=\"color:blue;\"> As String<\/span>\r\n     strRechnung = \"Rechnung_\" & Me.BestellungID & \".pdf\"\r\n     DoCmd.OpenReport \"rptRechnung\", WhereCondition:=\"BestellungID = \" & Me!BestellungID, View:=acViewPreview\r\n     DoCmd.OutputTo acOutputReport, \"rptRechnung\", acFormatPDF, CurrentProject.Path & \"\\\" & strRechnung\r\n     DoCmd.Close acReport, \"rptRechnung\"\r\n<span style=\"color:blue;\">End Sub<\/span><\/pre>\n<p class='imagetext'>Listing 1: Erstellen eines PDF-Dokuments per Mausklick<\/p>\n<p>Die Prozedur erledigt die folgenden Schritte:<\/p>\n<ul>\n<li>Zusammenstellen eines Dateinamens nach dem Schema <b>Rechnung_<Nummer>.pdf<\/b><\/li>\n<li>&ouml;ffnen der Rechnung f&uuml;r den aktuellen Bestelldatensatz. Dazu wird als <b>WhereCondition <\/b>ein Ausdruck wie <b>BestellungID = <Nummer> <\/b>&uuml;bergeben.<\/li>\n<li>Die nun ge&ouml;ffnete Rechnung wird mit der <b>OutputTo<\/b>-Methode des <b>DoCmd<\/b>-Objekts als PDF-Dokument gespeichert.<\/li>\n<li>Schlie&szlig;lich wird der Bericht wieder geschlossen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die <b>DoCmd.OutputTo<\/b>-Methode ist einen genaueren Blick wert. Sie erwartet die folgenden Parameter:<\/p>\n<ul>\n<li><b>ObjectType<\/b>: Art des zu exportierenden Objekts, hier <b>acOutputReport <\/b>f&uuml;r einen Bericht<\/li>\n<li><b>ObjectName<\/b>: Name des zu exportierenden Objekts, hier der Name des Berichts (<b>rptRechnung<\/b>).<\/li>\n<li><b>OutputFormat<\/b>: Format, in dem das Objekt gespeichert werden soll &#8211; hier <b>acFormatPDF<\/b>. Die verschiedenen Konstanten k&ouml;nnen Sie im Objektkatalog einsehen (einfach im VBA-Editor auf <b>F2 <\/b>dr&uuml;cken &#8211; Ergebnis siehe Bild 2).<\/li>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_002.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_002.png\" alt=\"OutputTo-Parameter im Objektkatalog des VBA-Editors\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 2: OutputTo-Parameter im Objektkatalog des VBA-Editors<\/p>\n<li><b>OutputFile<\/b>: Pfad der zu erstellenden PDF-Datei. Wird hier aus dem aktuellen Datenbankverzeichnis (<b>CurrentProject.Path<\/b>) und dem in <b>strRechnung <\/b>enthaltenen Dateinamen zusammengesetzt.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>PDF-Dokument nach dem Erstellen &ouml;ffnen<\/h2>\n<p>Wenn Sie das PDF-Dokument gleich nach der Erzeugung in Ihrem PDF-Reader anzeigen m&ouml;chten, f&uuml;gen Sie der Prozedur noch die folgende Anweisung hinzu:<\/p>\n<pre>Application.FollowHyperlink CurrentProject.Path & \"\\\" & strRechnung<\/pre>\n<p>Das PDF-Dokument wird dann wie in Bild 3 angezeigt &#8211; hier im <b>Adobe Reader<\/b>.<\/p>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_003.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_199_003.png\" alt=\"Ein Access-Bericht im PDF-Format\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 3: Ein Access-Bericht im PDF-Format<\/p>\n<h2>Speicherort und -zeit sichern<\/h2>\n<div class=\"rcp_restricted\"><p><span style=\"color: #ff0000\">M&ouml;chten Sie weiterlesen? Dann l&ouml;sen Sie Ihr Ticket!<\/span><br \/>\n<span style=\"color: #ff0000\">Hier geht es zur Bestellung des Jahresabonnements des Magazins <strong>Access &#091;basics&#093;<\/strong>:<\/span><br \/>\n<span style=\"color: #ff0000\"><a style=\"color: #ff0000\" href=\"https:\/\/shop.minhorst.com\/magazine\/282\/access-basics?c=77\">Zur Bestellung ...<\/a><\/span><br \/>\n<span style=\"color: #ff0000\">Danach greifen Sie sofort auf <strong>alle rund 400 Artikel<\/strong> unseres Angebots zu - auch auf diesen hier!<\/span><br \/>\n<span style=\"color: #000000\">Oder haben Sie bereits Zugangsdaten? Dann loggen Sie sich gleich hier ein:<\/span><\/p>\n<\/div>\n\n\t\n\t<form id=\"rcp_login_form\"  class=\"rcp_form\" method=\"POST\" action=\"https:\/\/access-basics.de\/data\/wp\/v2\/posts\/55000199\/\">\n\n\t\t\n\t\t<fieldset class=\"rcp_login_data\">\n\t\t\t<p>\n\t\t\t\t<label for=\"rcp_user_login\">Username or Email<\/label>\n\t\t\t\t<input name=\"rcp_user_login\" id=\"rcp_user_login\" class=\"required\" type=\"text\"\/>\n\t\t\t<\/p>\n\t\t\t<p>\n\t\t\t\t<label for=\"rcp_user_pass\">Passwort<\/label>\n\t\t\t\t<input name=\"rcp_user_pass\" id=\"rcp_user_pass\" class=\"required\" type=\"password\"\/>\n\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\t\t<p>\n\t\t\t\t<input type=\"checkbox\" name=\"rcp_user_remember\" id=\"rcp_user_remember\" value=\"1\"\/>\n\t\t\t\t<label for=\"rcp_user_remember\">Angemeldet bleiben<\/label>\n\t\t\t<\/p>\n\t\t\t<p class=\"rcp_lost_password\"><a href=\"\/index.php\/data\/wp\/v2\/posts\/55000199?rcp_action=lostpassword\"><\/a><\/p>\n\t\t\t<p>\n\t\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"rcp_action\" value=\"login\"\/>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"rcp_redirect\" value=\"https:\/\/access-basics.de\/data\/wp\/v2\/posts\/55000199\/\"\/>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"rcp_login_nonce\" value=\"8e3329248c\"\/>\n\t\t\t\t<input id=\"rcp_login_submit\" class=\"rcp-button\" type=\"submit\" value=\"Anmelden\"\/>\n\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/fieldset>\n\n\t\t\n\t<\/form>\n<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn Sie Berichte mit Inhalten wie Rechnungen, Lieferscheinen et cetera per E-Mail versenden m&ouml;chten, brauchen Sie zweierlei: erstens die Umwandlung des Berichts in ein Format, das jeder Benutzer lesen kann &#8211; hier kommt eigentlich nur PDF in Frage. 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