{"id":55000061,"date":"2011-12-01T00:00:00","date_gmt":"2020-01-24T15:57:48","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=61"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"CSVExport_fuer_Adressdaten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/CSVExport_fuer_Adressdaten.html","title":{"rendered":"CSV-Export f&uuml;r Adressdaten"},"content":{"rendered":"<p class='introduction'>Der Export von Daten ist eine sehr wichtige Funktion unter Access. Ein Export ist schnell erledigt &#8211; Sie rufen einfach den Export-Assistenten auf, tragen die notwendigen Daten ein und schreiben die Daten dann in eine entsprechende Text-, CSV- oder Excel-Datei. Im vorliegenden Beitrag wollen wir uns ansehen, welche Anforderungen es in der Praxis gibt. Dazu werfen wir einen genauen Blick auf einen Export, der genauen Spezifikationen gen&uuml;gen muss.<\/p>\n<h2>Beispieldatenbank<\/h2>\n<p>Die Beispiele zu diesem Artikel finden Sie in der Datenbank <b>1106_CSVExport.mdb<\/b>.<\/p>\n<h2>Zum G&ouml;tterboten<\/h2>\n<p>In diesem Artikel geht es um den Paketversand mit Hermes. Hier soll keine Schleichwerbung gemacht werden, aber Hermes bietet eine Online-Schnittstelle, der Sie eine CSV-Datei mit Adressdaten &uuml;bergeben k&ouml;nnen.<\/p>\n<p>Diese Daten werden dann online gespeichert und k&ouml;nnen f&uuml;r den sp&auml;teren Druck von Versandetiketten weiterverwendet werden.<\/p>\n<p>Wie bei vielen anderen Anbietern k&ouml;nnen Sie bei Online-Beauftragung ein paar Cent oder gar einen Euro sparen. Sie geben dann die Empf&auml;nger- und die Absenderdaten online ein, drucken einen Paketschein aus, versehen Ihre Sendung damit und geben diese beim Postamt oder beim jeweiligen Dienstleister ab.<\/p>\n<p>Im Beispiel ist dies nicht anders: Das Formular aus Bild 1 etwa ist bereits zur H&auml;lfte vorausgef&uuml;llt, weil der Absender sich registriert und seine Adressdaten hinterlegt hat. Hier braucht man nur noch die Daten des Empf&auml;ngers einzutragen, weiter unten im Formular die Paketgr&ouml;&szlig;e auszuw&auml;hlen und zwei H&auml;kchen zu setzen &#8211; etwa zum Akzeptieren der AGB.<\/p>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_551.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_551.png\" alt=\"Beispiel f&uuml;r einen Online-Paketschein\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 1: Beispiel f&uuml;r einen Online-Paketschein<\/p>\n<p>Die vorliegenden Absenderdaten sparen schon einige Arbeit. Wenn Sie jedoch regelm&auml;&szlig;ig Sendungen an Ihre Kunden verschicken und deren Adressdaten in einer Datenbank vorliegen, macht es unn&ouml;tig Arbeit, all diese Daten manuell in das Formular aus Bild 1 zu &uuml;bertragen.<\/p>\n<p>Ein Blick in die Navigationsleiste links offenbart jedoch einen Eintrag namens <b>Import Adressdaten<\/b>. Das h&ouml;rt sich gut an! Einen Klick weiter zeigt sich das Formular aus Bild 2. Hier k&ouml;nnen Sie eine Datei von Ihrer Festplatte angeben und diese zum Einlesen der enthaltenen Daten hochladen. Fehlt nur noch eine Information: Wie soll diese Datei aussehen und wie bekommen wir die vorliegenden Adressdaten aus der Datenbank dort hinein<\/p>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_552.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_552.png\" alt=\"Schnittstelle zum Hochladen von CSV-Dateien mit Adressenlisten\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 2: Schnittstelle zum Hochladen von CSV-Dateien mit Adressenlisten<\/p>\n<h2>Import-Vorgaben<\/h2>\n<p>Normalerweise bieten Dienstleiter wie der aus unserem Beispiel eine Beschreibung der zu liefernden Daten an. Das diese nicht nach Gutd&uuml;nken zusammengestellt werden k&ouml;nnen, liegt auf der Hand: Schlie&szlig;lich soll die Datei automatisch eingelesen werden und muss daher einem vorgegebenen Schema entsprechen. In diesem Fall bietet der Dienstleister zwei Varianten an &#8211; eine f&uuml;r nationale und eine f&uuml;r internationale Sendungen. F&uuml;r nationale Sendungen sehen die Vorgaben so aus:<\/p>\n<ul>\n<li>Jede Adresse landet in einer eigenen Zeile.<\/li>\n<li>Jede Zeile hat zehn Felder.<\/li>\n<li>Die Felder werden durch das Semikolon (;) getrennt, die Zeilen durch einen Zeilenumbruch.<\/li>\n<li>Es k&ouml;nnen maximal 150 Datens&auml;tze importiert werden.<\/li>\n<li>Die zehn Felder sind so aufgebaut (maximale Zeichenzahl in Klammern): <b>Vorname <\/b>(20), <b>Nachname <\/b>(25), <b>Adresszusatz <\/b>(20), <b>Stra&szlig;e <\/b>(27), <b>Hausnummer <\/b>(5), <b>PLZ <\/b>(5), <b>Ort <\/b>(25), <b>Tel. Vorwahl <\/b>(6), <b>Telefonnummer <\/b>(8), <b>E-Mail-Adresse <\/b>(80).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Als erstes f&auml;llt auf, dass Stra&szlig;e und Hausnummer getrennt angegeben werden sollen. Ups! In den bisherigen Beispieldatenbanken haben wir Stra&szlig;e und Hausnummer immer in einem einzigen Feld gespeichert! Aber keine Sorge: Stra&szlig;e und Hausnummer k&ouml;nnen auch zusammen in das Feld <b>Stra&szlig;e <\/b>eingetragen werden.<\/p>\n<p>Auch f&uuml;r die Telefonnummer gibt es zwei Felder &#8211; aber diese ist wohl ohnehin nur den Fall gedacht, dass etwas Unvorhergesehenes mit der Lieferung geschieht und der Empf&auml;nger benachrichtigt werden muss.<\/p>\n<p>Unter den zehn Feldern befindet sich keines, das einen Firmennamen aufnehmen kann &#8211; au&szlig;er vielleicht das Feld <b>Adresszusatz<\/b>.<\/p>\n<p>Ein Blick auf das Onlineformular zur Eingabe von Adressen zeigt jedoch, dass eine Firma gegebenenfalls mit im <b>Nachname<\/b>-Feld landet (<b>Firma\/Nachname<\/b>).<\/p>\n<h2>Export vorbereiten<\/h2>\n<p>Die Daten zum F&uuml;ttern der Online-Schnittstelle stammen aus der Tabelle <b>tblKunden<\/b> der Beispieldatenbank, deren Entwurf wie in Bild 3 aussieht. Das Problem bei dieser Tabelle ist, dass Sie nicht alle f&uuml;r den Export notwendigen Felder enth&auml;lt. So k&ouml;nnen wir wie oben beschrieben nicht auf ein eigenes Feld f&uuml;r die Hausnummer zugreifen und auch das Feld <b>Adresszusatz <\/b>ist nicht vorhanden.<\/p>\n<p class=\"image\"><a rel=\"lightbox\" href=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_553.png\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/tl_files\/images\/pic_61_553.png\" alt=\"Diese Tabelle dient als Datenherkunft f&uuml;r den Export der Adressdaten.\" width=\"325\" \/><\/a><\/p>\n<p class='imagetext'>Bild 3: Diese Tabelle dient als Datenherkunft f&uuml;r den Export der Adressdaten.<\/p>\n<p>Au&szlig;erdem sollen die Felder <b>Kunde <\/b>(als <b>Firma<\/b>) und <b>Nachname <\/b>in einem Feld der Exportdatei zusammengefasst werden &#8211; und das hier ebenfalls nicht der Fall. Die L&ouml;sung dieses Problems ist einfach: Sie erstellen eine Abfrage, welche die Felder der Tabelle <b>tblKunden <\/b>genau so ausgibt, dass daraus eine Exportdatei nach dem gew&uuml;nschten Schema erstellt werden kann.<\/p>\n<p>Gehen Sie dabei folgenderma&szlig;en vor:<\/p>\n<ul>\n<li>Erstellen Sie eine neue, leere Abfrage (Abfrage erstellen).<\/li>\n<li>F&uuml;gen Sie die Tabelle <b>tblKunden <\/b>als Datenherkunft hinzu.<\/li>\n<li>Legen Sie dann die ben&ouml;tigten Felder wie im Anschluss beschrieben an.<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"rcp_restricted\"><p><span style=\"color: #ff0000;\">M&ouml;chten Sie weiterlesen? 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