2022 - Access [basics]

Abfragen [basics]: Die Entwurfsansicht

1. Oktober 2022 André Minhorst 2022, 5/2022, Abfragen für die Datenauswahl

Die Entwurfsansicht für die Erstellung von Abfragen dient in erster Linie dazu, die Tabellen oder Abfragen, aus denen die zu verarbeitenden Daten stammen, und die anzuzeigenden Felder oder Ausdrücke zu erfassen. Es gibt jedoch noch einige Feinheiten, die wir über die verschiedenen Elemente der Entwurfsansicht einstellen können. Dazu gehören das Eigenschaftsblatt, das je nach dem markierten Element unterschiedliche Eigenschaften anzeigt. Außerdem bietet auch das Ribbon einige weitere Möglichkeiten, die wir in der Entwurfsansicht nutzen können. Alles zu diesem Thema liefert dieser Artikel!

Tabellen [basics]: Textfelder

1. Oktober 2022 André Minhorst 2022, 5/2022, Tabellen entwerfen

Textfelder sind neben Zahlenfeldern vermutlich der am meisten verwendete Felddatentyp. Dabei beziehen wir uns in diesem Artikel explizit auf den Datentyp “Kurzer Text”. Den Datentyp “Langer Text” behandeln wir in einem weiteren Artikel. Mit Textfeldern speichern wir in Tabellen Texte mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen. Alles Wissenswerte rund um den Umgang mit Textfeldern zeigen wir in diesem Artikel!

Tabellen [basics]: Ja/Nein-Felder

1. Oktober 2022 André Minhorst 2022, 5/2022, Tabellen entwerfen

Die einfachste Information, die sich in einem Feld einer Access-Tabelle speichern lässt, ist -1 oder 0. Das ist nämlich der Wert, der in einem Ja/Nein-Feld gespeichert wird. Dieses präsentiert sich in der Datenblattansicht als praktisches Kontrollkästchen, das im angehakten Zustand den Wert -1 repräsentiert und ohne Haken den Wert 0. In diesem Artikel zeigen wir, was Du rund um die Verwendung von Ja/Nein-Feldern berücksichtigen musst und welche Besonderheiten diese aufweisen.

Tabellen [basics]: 1:n-Beziehungen

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Tabellen entwerfen

Beziehungen sind das Salz in der Datenbanksuppe. Wenn Du Daten verschiedener Art wie beispielsweise Kunden und Projekte in verschiedenen Tabellen speicherst, dann musst Du auf irgendeine Weise festlegen, für welchen Kunden welches Projekt ausgeführt wird. Wenn die Tabelle mit den Kunden ein Feld aufweist, das die Kundendatensätze eindeutig identifiziert, kannst Du der Projekte-Tabelle ein Feld zuweisen, in das Du den eindeutigen Identifizierer des Kunden einträgst, für den das Projekt durchgeführt wird. Damit erhalten wir eine Zuordnung von Kunden zu Projekten. In der Datenbankwelt gehen wir noch einen Schritt weiter und erstellen eine Beziehung, welche die beiden Tabellen auch noch in Form einer im Datenmodel festgelegten Regel verknüpft. Daraus resultieren noch weitere Möglichkeiten, die wir in diesem Artikel beschreiben werden.

Abfragen [basics]: Nach Textfeldern filtern

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Abfragen für die Datenauswahl

Wenn wir eine Kundentabelle oder eine andere Tabelle wie eine Produkttabelle nutzen, die Bezeichnungen für Elemente wie Firma, Vorname, Nachname oder Produktbezeichnung enthalten, wollen wir früher oder später über diese Bezeichnungen nach Datensätzen suchen. Das ist ein perfekter Einsatzzweck für Abfragen. Diese können wir für die betroffenen Felder mit einen oder mehreren Kriterien ausstatten, die wir dann auch noch mit Operatoren wie Und oder Oder verknüpfen können. Außerdem lassen sich für Texte, um die es sich hier handelt, verschiedene Platzhalter einsetzen, damit wir nicht die genauen Bezeichnungen kennen müssen, um die gewünschten Datensätze aufzufinden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie optimal nach Texten in Textfeldern suchen.

Formulartitel anpassen

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Access-Benutzeroberfläche

Zum Anpassen des Formulartitels gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die einfachste ist das Einstellen der entsprechenden Eigenschaft in der Entwurfsansicht des Formulars. Manchmal möchte man im Formular jedoch dynamisch einstellbare Inhalte anzeigen wie den Namen eines Kunden, Datum und Uhrzeit oder andere Informationen. Dieser Artikel zeigt verschiedene Möglichkeiten, den Formulartitel nach Ihren Wünschen dynamisch anzupassen.

Tabellen [basics]: Beziehungen verwalten

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Tabellen entwerfen

Ein sehr wichtiges Instrument zum Verwalten der Beziehungen einer Datenbank ist das Beziehungen-Fenster. Auch wenn wir im Artikel Tabellen [basics]: Der Nachschlage-Assistent (www.access-basics.de/572) gezeigt haben, wie sich Beziehungen über den Nachschlage-Assistenten erstellen lassen, wirst Du früher oder später entweder selbst Beziehungen anlegen wollen, ohne das gleichzeitig ein Nachschlagefeld erstellt werden soll oder Du möchtest vorhandene Beziehungen bearbeiten. Beides ist im Beziehungen-Fenster möglich, das wir uns im vorliegenden Artikel im Detail ansehen werden.

Abfragen [basics]: Einfache Abfragen erstellen

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Abfragen für die Datenauswahl, Formulare für die Dateneingabe

Unter einfachen Abfragen verstehen wir solche Abfragen, die Daten aus nur einer Tabelle anzeigen und dabei die Möglichkeit nutzen, entweder die in dieser Tabelle enthaltenen Felder einzuschränken oder diese in einer alternativen Reihenfolge darzustellen. Weitere mögliche Einschränkungen wäre das Filtern der Datensätze nach verschiedenen Kriterien, Sortierungen et cetera – diese Themen behandeln wir jedoch in eigenen Artikeln.

Abfragen [basics]: Berechnete Felder

1. August 2022 André Minhorst 2022, 4/2022, Abfragen für die Datenauswahl

Abfragen zeigen in der Regel die Felder der zugrunde liegenden Tabellen in ihren Spalten an. Manchmal liefern diese Felder jedoch nicht genau die gewünschten Daten – beispielsweise, weil wir in einer Spalte einer Abfrage den kompletten Namen eines Kunden in der Form “Minhorst, André” darstellen wollen. Oder wir möchten nicht den Inhalt eines Datumsfeldes, sondern nur die dort enthaltene Jahreszahl ausgeben. Ein anderes Beispiel sind echte Berechnungen wie beispielsweise der Preis für eine Bestellposition, der sich aus dem Einzelpreis, der Menge und dem Mehrwertsteuersatz zusammensetzt. Wie Du solche Berechnungen in Abfragen realisieren kannst, zeigt dieser Artikel.

Tabellen [basics]: Der Nachschlage-Assistent

1. Juni 2022 André Minhorst 2022, 3/2022, Tabellen entwerfen

Beziehungen sind das A und O in einer relationalen Datenbank. Sie beschreiben, wie die Daten zweier Tabellen miteinander verbunden sind und ermöglichen es, die Daten der einen Tabelle zu denen einer zweiten Tabelle zuzuordnen. Der einfachste Weg, eine solche Beziehung zu erstellen, ist der Nachschlage-Assistent. Er wird als einer der Felddatentypen angeboten, aber in Wirklichkeit erledigt er viel mehr, als ein Feld anzulegen – zusätzlich erzeugt er nämlich noch eine Beziehung, stellt ihre Eigenschaften ein und legt für das erzeugte Feld sogar auch noch Eigenschaften an, durch die man es bequem als Nachschlagefeld nutzen kann.