Kategorie: Reporting mit Berichten

Für Lookup-Daten stellt Access einiges an Unterstützung bereit – vor allem mit dem Nachschlagefeld für Tabellen, das auch in Abfragen und als Kombinationsfeld in Formulare übernommen wird. In Berichten jedoch wollen Sie keine Kombinationsfelder anzeigen, was jedoch geschieht, wenn Sie ein Nachschlagefeld aus der Datensatzherkunft in den Berichtsentwurf ziehen. Wie Sie die Datensatzherkunft anpassen müssen, um die Daten aus Lookup-Feldern auch in Berichten sauber anzuzeigen, zeigt der vorliegende Artikel.

Berichte sind in vielerlei Hinsicht Formularen ähnlich, doch durch die fehlende Interaktion ist ihr Funktionsumfang auch geringer. Man sagt, die Steuerung per VBA biete daher bei Berichten auch nicht so viele Möglichkeiten. Das trifft nur begrenzt zu. Der vorliegende Artikel zeigt, welche Möglichkeiten die Steuerung von Berichten mit VBA offeriert.

Wenn Sie gern mit der Datenblattansicht arbeiten, ist Ihnen vermutlich schon aufgefallen, dass es keine Möglichkeit, mehrere Datensätze gleichzeitig zu markieren – außer, die Datensätze hängen zusammen. Mit der bedingten Formatierung und ein paar kleinen Tricks gelingt es uns allerdings doch, Datensätze etwa per Doppelklick zu selektieren und wieder abzuwählen. Dieser Artikel zeigt, wie es funktioniert.

Wenn Sie die Felder der Datensatzquelle eines Berichts aus der Feldliste in den Bericht ziehen, landen diese dort immer in der gleichen Anordnung – nämlich untereinander und mit Beschriftungsfeldern versehen. Zum Glück bietet Access seit einiger Zeit Funktionen, mit denen Sie das Layout dieser Elemente im Berichtsentwurf schnell hin- und herschalten können. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert.

Neuere Access-Versionen (ab Access 2010) enthalten eine neue Ansicht für Berichte, nämlich die Berichtsansicht. Während die Seitenansicht die Ansicht liefert, die auch in gedruckter Form auf dem Papier oder in der PDF-Datei landen würde, liefert die Berichtsansicht eine Endlosansicht mit vielen zusätzlichen Funktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit, Schaltflächen auf dem Bericht anzulegen und zu betätigen oder Daten dynamisch hinzuzufügen oder auf verschiedene Arten anzuzeigen.

Mit Berichten kann man mehr anstellen, als dies bei Betrachtung der Entwurfsansicht und der Eigenschaften den Anschein macht. So können Sie mit Berichten auch durchaus mehrere Datensätze pro Zeile anzeigen, was durch reines Platzieren von Steuerelementen in den entsprechenden Bereichen allerdings nur in der mehrspaltigen Ansicht möglich ist. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an.

Es gibt einige Möglichkeiten, den Zeilenvorschub bei der Ausgabe in Berichten zu steuern. Dazu gehört die Eigenschaft MoveLayout, die Sie in entsprechenden Ereignissen eines Berichts setzen können, um die Ausgabe des Detailbereichs zu steuern. Ein schönes Beispiel dazu ist die Ausgabe eines Monatskalenders, bei dem jeweils eine Zeile eine Woche abbildet und jede neue Woche in einer weiteren Zeile beginnt.

Wie Sie Kommunikationsdaten wie Telefon- und Faxnummern oder E-Mail-Adressen komfortabel verwalten, haben Sie bereits im Artikel Kommunikationsdaten im Griff in Ausgabe 2/2012 erfahren. Nun wollen wir diese Daten aufgreifen und sie in einem Bericht ausgeben. Klar: Heutzutage hat man normalerweise alle Telefonnummern im Handy gespeichert und wählte diese direkt an. Es gibt aber sicher noch viele Menschen, die gern eine Telefonliste auf dem Schreibtisch liegen haben.

Im Artikel Kommunikationsdaten als Bericht in Ausgabe 11-12/2015 haben Sie erfahren, wie Sie mehrere Datensätze mit teilweise gleichen Daten ohne Wiederholungen ausgeben. Dies wollen wir in diesem Artikel verfeinern, indem wir die wiederholt auftretenden Daten gleich in einen Gruppenkopf und nur die eindeutigen Daten im Detailbereich anzeigen. Das ganze verteilen wir noch auf mehrere Spalten und fügen ein paar schicke Icons hinzu – fertig ist die perfekte Telefonliste!